behnam rafiee
جمعه 24 مهر 1388, 15:59 عصر
بعد از گذشت چند سال ,در سازمان ها مقدار زیادی محتویات غیر ساخت یافته که شامل اسناد , پیغام های پست الکترونیک (e-mail) , تصاویر , صفحات وب و...است , به وجود آمده است.
این محتویات اغلب در وضعیتی آشفته و کنترل نشده قرار دارند که این وضعیت مانع از استفاده مناسب از این دارائی های ارزشمند (مثل به اشتراک گذاشتن دانش و اطلاعات , بهبود ارتباطات مشتری , افزایش اثر بخشی پروسه های کاری) توسط سازمان خواهد شد.
یکی از عناصر کلیدی زیرساخت سازمانی مایکروسافت مدیریت محتوای سازمانی (ECM (http://www.ebizframework.com)) است که می تواند به شرکت ها در فائق آمدن به اینگونه چالش ها کمک کند.
مدیریت محتوای سازمانی ECM که بر روی یک زیر ساخت کاملا مجتمع ساخته شده است , می تواند به راحتی مدیریت محتوا را برای هر کارمند اطلاعاتی که در سازمان با ابزارهای آشنايی مثل سیستم های مایکروسافت آفیس کار می کنند , گسترش دهد.
اداره انواع مختلف داده:
قابلیت های مدیریت اسناد در راهکار مدیریت محتوای سازمانی ECM مایکروسافت می تواند به سازمان ها در تقویت مدیریت انواع مختلف داده از چندین فایل به اشتراک گذاشته شده و درایوهای شخصی به یک مخزن اطلاعاتی مرکزی با یک دسته بندی منسجم , کمک کند.
بعد از این قابلیت های جستجوی یکپارچه است که می تواند به افراد در پیدا کردن و به اشتراک گذاشتن اطلاعات کمک کند.
سازمان هائی که در حوزه فن آوری اطلاعات (IT) کار می کنند نیز می توانند در این منابع اطلاعاتی مرکزی مدیریت شده ,اطلاعاتشان را در برابر دسترسی های بدون مجوز محافظت کنند.
قابلیت های همکاری یکپارچه , مثل گردش های کاری خودکار (Automated workflow) در بهتر کردن ایجاد , بازبینی , تایید و تصویب اسناد از طریق روشی ساخت یافته , به افراد کمک می کند.
این روش برای تبادل اطلاعات صرفا به پست الکترونیک (e-mail) تکیه ندارد.
کارکنانی که در محل ثابتی کار نمی کنند و دائما در حال جابجایی هستند , می توانند هنگامی که به شبکه وصل نیستند , به صورت offline از این اسناد استفاده کنند.
متناسب بودن با ملزومات و توافقات قانونی:
راهکار مدیریت محتوای سازمانی مایکروسافت ECM همچنین شامل قابلیت های مدیریت سوابق به صورت مجتمع است که این قابلیت را به سازمان ها می دهد تا سوابق تجاری خود را ذخیره کرده و در وضعیت های نهائی ثبت و از آنها محافظت کنند.
انقضای سیاست ها به این سوابق اعمال می شود تا این اطمینان به شما داده شود که سوابق در فواصل زمانی مناسب نگهداشته شده اند و با سیاست های تجاری سازمان و قوانین سازمان سازگاری دارند و بدینوسیله رسیک های قانونی سازمان تعدیل می شود.
تاثیر بازرسی ها ,مدرکی برای اثبات صحت نگهداری سوابق به ماموران داخلی و خارجی است.
برای جلوگیری از نابودی سوابق می توان آنها را تحت قانون های خاصی نگهداری و ضبط کرد.
مدیریت چندین وب سایت به طرزی کارآمد:
قابلیت های مدیریت محتوای وب مجتمع , کاربران را قادر می سازد تا از طریق ابزار تالیف محتوا که بکارگیری آن آسان است و همچنین از طریق پروسه های مصوب تعبیه شده در آن ابزارها، محتویات وب خود را منتشر کنند.
بدینوسیله این اطمینان به کاربران داده خواهد شد که بدون نیاز به محول کردن کار به کارمندان بخش فن آوری اطلاعات (IT) بتوانند مطالبشان را به وب سایت ها آپلود کنند.
الگوهائی که به صورت صفحات اصلی (Master Page) و صفحه آرایی (Page Layout) وجود دارند امکان اعمال یک خصیصه و شکل واحد را در همه صفحات به شما خواهند داد.
بدینوسیله از اعمال صحیح ویزگی های مورد نظر , اطمینان حاصل کنید.
وجود یک زیر ساخت مدیریتی و موضعی واحد برای اینترانت , اکسترانت و سایت های اینترنتی و سایت های چند زبانه , موجب کاهش هزینه و کاهش پیچیدگی های کار اعضا گروه فن آوری اطلاعات (IT) خواهد شد.
پروسه های تجاری را ساده کنید:
راهکار ECM مدیریت محتوای مایکروسافت ,با فراهم آوردن ابزارها و زیر ساخت هائی برای اتوماتیک کردن پروسه های کاری امکان ساده کردن محتویات و همچنین امکان مشارکت با پروسه های تجاری دیگر را به کاربران می دهد.
فرم های الکترونیکی ,مکانیسمی را برای جمع آوری و معتبر سازی ورودی ها در میان وب سایت ها , تمهیدات متحرک و برنامه های سیستم مایکروسافت آفیس را فراهم می کند.
می توان این فرم ها را یکبار ایجاد کرد , ابزارهای مدیریتی به کارکنان فن آوری اطلاعات (IT) اجازه می دهند تا به آسانی از این فرم ها به روش های مختلفی استفاده کرده و سپس آنها را پیگیری کنند , این قابلیت ها بوسیله مایکروسافت روی یک زیر ساخت سودمند تجاری یکپارچه , فراهم شده است.
این قابلیت ها وظایف محول شده به بخش فن آوری اطلاعات (IT) را به طرز چشم گیری
کاهش می دهد چراکه اکنون آنان مجموعه ای از ابزارهای متداول و مجموعه روش هائی برای مدیریت در اختیار دارند.
تجمع مستحکمی که میان ابزار مدیریت محتوای سازمانی ECM (http://www.ebizframework.com) مایکروسافت با دیگر برنامه های مایکروسافت آفیس وجود دارد , گسترش این قابلیت ها را در سازمان آسان می کند.
برای این کاهش بار وظیفه ای کارکنان , نیازی به یادگیری ابزارهای جدید و یا تغییر روشهای کاری در استراتزی های مدیریت محتوای سازمانی نیست.
http://www.ebizframework.com/images/stories/sharepoint2007/ecm1.jpg
قابلیت های مدیریت محتوای سازمانی ECM از مایکروسافت:
راهکار مدیریت محتوای سازمانی ECM مایکروسافت قابلیت هائی برای مدیریت تمام و کمال در طول چرخه حیات داده های غیر ساخت یافته از زمان ایجاد تا زمان انقضا را بر روی یک زیر ساخت یکسان و واحد , فراهم کرده است.
این قابلیت ها شامل مدیریت اسناد , مدیریت سوابق کاری , مدیریت محتوای وب و فرم ها است.
مدیریت اسناد:
امکان استفاده مجدد از اطلاعات و صرفه جویی در وقت برای شما وجود دارد.
اطلاعاتتان را در منابع اطلاعاتی مرکزی , سازمان دهی و طبقه بندی کنید و یک روش دائمی برای سازمان دهی , دسته بندی , راهبری و جستجوی سریع برای دستیابی به اطلاعات درست , ایجاد کنید.
به شما در محافظت از اطلاعات حساس کمک می کند.
با مدیریتی که مرتبا در حال گشت و گذار در اسناد است , به شما در حفاظت از اسناد کمک می کند.
حق دسترسی کاربران می تواند به صورت موارد فردی مشخص شود و عناوین , موضوعات , مولف و اندازه یک فایل یا سند می تواند در هنگام اعلام نهائی از فایل , پاک شود.
ایجاد اسناد مشارکتی را آسان می کند.
با چرخش های کاری (workflow) هائی که در اسناد لحاظ شده , می توانید پروسه های مبتنی بر اسناد را مستقیما از برنامه های کامپیوتری سیستم های مایکروسافت آفیس که در محیط کاری شما وجود دارند , برای ایجاد , پیگیری و به اشتراک گذاشتن پروسه ها , استفاده کنید.
هشدارهای مهم و اطلاعات کاری می توانند در اسناد نمایش داده شوند , برای اطمینان حاصل کردن از اینکه مراحل کاری بدرستی انجام شده اند.
این محتویات اغلب در وضعیتی آشفته و کنترل نشده قرار دارند که این وضعیت مانع از استفاده مناسب از این دارائی های ارزشمند (مثل به اشتراک گذاشتن دانش و اطلاعات , بهبود ارتباطات مشتری , افزایش اثر بخشی پروسه های کاری) توسط سازمان خواهد شد.
یکی از عناصر کلیدی زیرساخت سازمانی مایکروسافت مدیریت محتوای سازمانی (ECM (http://www.ebizframework.com)) است که می تواند به شرکت ها در فائق آمدن به اینگونه چالش ها کمک کند.
مدیریت محتوای سازمانی ECM که بر روی یک زیر ساخت کاملا مجتمع ساخته شده است , می تواند به راحتی مدیریت محتوا را برای هر کارمند اطلاعاتی که در سازمان با ابزارهای آشنايی مثل سیستم های مایکروسافت آفیس کار می کنند , گسترش دهد.
اداره انواع مختلف داده:
قابلیت های مدیریت اسناد در راهکار مدیریت محتوای سازمانی ECM مایکروسافت می تواند به سازمان ها در تقویت مدیریت انواع مختلف داده از چندین فایل به اشتراک گذاشته شده و درایوهای شخصی به یک مخزن اطلاعاتی مرکزی با یک دسته بندی منسجم , کمک کند.
بعد از این قابلیت های جستجوی یکپارچه است که می تواند به افراد در پیدا کردن و به اشتراک گذاشتن اطلاعات کمک کند.
سازمان هائی که در حوزه فن آوری اطلاعات (IT) کار می کنند نیز می توانند در این منابع اطلاعاتی مرکزی مدیریت شده ,اطلاعاتشان را در برابر دسترسی های بدون مجوز محافظت کنند.
قابلیت های همکاری یکپارچه , مثل گردش های کاری خودکار (Automated workflow) در بهتر کردن ایجاد , بازبینی , تایید و تصویب اسناد از طریق روشی ساخت یافته , به افراد کمک می کند.
این روش برای تبادل اطلاعات صرفا به پست الکترونیک (e-mail) تکیه ندارد.
کارکنانی که در محل ثابتی کار نمی کنند و دائما در حال جابجایی هستند , می توانند هنگامی که به شبکه وصل نیستند , به صورت offline از این اسناد استفاده کنند.
متناسب بودن با ملزومات و توافقات قانونی:
راهکار مدیریت محتوای سازمانی مایکروسافت ECM همچنین شامل قابلیت های مدیریت سوابق به صورت مجتمع است که این قابلیت را به سازمان ها می دهد تا سوابق تجاری خود را ذخیره کرده و در وضعیت های نهائی ثبت و از آنها محافظت کنند.
انقضای سیاست ها به این سوابق اعمال می شود تا این اطمینان به شما داده شود که سوابق در فواصل زمانی مناسب نگهداشته شده اند و با سیاست های تجاری سازمان و قوانین سازمان سازگاری دارند و بدینوسیله رسیک های قانونی سازمان تعدیل می شود.
تاثیر بازرسی ها ,مدرکی برای اثبات صحت نگهداری سوابق به ماموران داخلی و خارجی است.
برای جلوگیری از نابودی سوابق می توان آنها را تحت قانون های خاصی نگهداری و ضبط کرد.
مدیریت چندین وب سایت به طرزی کارآمد:
قابلیت های مدیریت محتوای وب مجتمع , کاربران را قادر می سازد تا از طریق ابزار تالیف محتوا که بکارگیری آن آسان است و همچنین از طریق پروسه های مصوب تعبیه شده در آن ابزارها، محتویات وب خود را منتشر کنند.
بدینوسیله این اطمینان به کاربران داده خواهد شد که بدون نیاز به محول کردن کار به کارمندان بخش فن آوری اطلاعات (IT) بتوانند مطالبشان را به وب سایت ها آپلود کنند.
الگوهائی که به صورت صفحات اصلی (Master Page) و صفحه آرایی (Page Layout) وجود دارند امکان اعمال یک خصیصه و شکل واحد را در همه صفحات به شما خواهند داد.
بدینوسیله از اعمال صحیح ویزگی های مورد نظر , اطمینان حاصل کنید.
وجود یک زیر ساخت مدیریتی و موضعی واحد برای اینترانت , اکسترانت و سایت های اینترنتی و سایت های چند زبانه , موجب کاهش هزینه و کاهش پیچیدگی های کار اعضا گروه فن آوری اطلاعات (IT) خواهد شد.
پروسه های تجاری را ساده کنید:
راهکار ECM مدیریت محتوای مایکروسافت ,با فراهم آوردن ابزارها و زیر ساخت هائی برای اتوماتیک کردن پروسه های کاری امکان ساده کردن محتویات و همچنین امکان مشارکت با پروسه های تجاری دیگر را به کاربران می دهد.
فرم های الکترونیکی ,مکانیسمی را برای جمع آوری و معتبر سازی ورودی ها در میان وب سایت ها , تمهیدات متحرک و برنامه های سیستم مایکروسافت آفیس را فراهم می کند.
می توان این فرم ها را یکبار ایجاد کرد , ابزارهای مدیریتی به کارکنان فن آوری اطلاعات (IT) اجازه می دهند تا به آسانی از این فرم ها به روش های مختلفی استفاده کرده و سپس آنها را پیگیری کنند , این قابلیت ها بوسیله مایکروسافت روی یک زیر ساخت سودمند تجاری یکپارچه , فراهم شده است.
این قابلیت ها وظایف محول شده به بخش فن آوری اطلاعات (IT) را به طرز چشم گیری
کاهش می دهد چراکه اکنون آنان مجموعه ای از ابزارهای متداول و مجموعه روش هائی برای مدیریت در اختیار دارند.
تجمع مستحکمی که میان ابزار مدیریت محتوای سازمانی ECM (http://www.ebizframework.com) مایکروسافت با دیگر برنامه های مایکروسافت آفیس وجود دارد , گسترش این قابلیت ها را در سازمان آسان می کند.
برای این کاهش بار وظیفه ای کارکنان , نیازی به یادگیری ابزارهای جدید و یا تغییر روشهای کاری در استراتزی های مدیریت محتوای سازمانی نیست.
http://www.ebizframework.com/images/stories/sharepoint2007/ecm1.jpg
قابلیت های مدیریت محتوای سازمانی ECM از مایکروسافت:
راهکار مدیریت محتوای سازمانی ECM مایکروسافت قابلیت هائی برای مدیریت تمام و کمال در طول چرخه حیات داده های غیر ساخت یافته از زمان ایجاد تا زمان انقضا را بر روی یک زیر ساخت یکسان و واحد , فراهم کرده است.
این قابلیت ها شامل مدیریت اسناد , مدیریت سوابق کاری , مدیریت محتوای وب و فرم ها است.
مدیریت اسناد:
امکان استفاده مجدد از اطلاعات و صرفه جویی در وقت برای شما وجود دارد.
اطلاعاتتان را در منابع اطلاعاتی مرکزی , سازمان دهی و طبقه بندی کنید و یک روش دائمی برای سازمان دهی , دسته بندی , راهبری و جستجوی سریع برای دستیابی به اطلاعات درست , ایجاد کنید.
به شما در محافظت از اطلاعات حساس کمک می کند.
با مدیریتی که مرتبا در حال گشت و گذار در اسناد است , به شما در حفاظت از اسناد کمک می کند.
حق دسترسی کاربران می تواند به صورت موارد فردی مشخص شود و عناوین , موضوعات , مولف و اندازه یک فایل یا سند می تواند در هنگام اعلام نهائی از فایل , پاک شود.
ایجاد اسناد مشارکتی را آسان می کند.
با چرخش های کاری (workflow) هائی که در اسناد لحاظ شده , می توانید پروسه های مبتنی بر اسناد را مستقیما از برنامه های کامپیوتری سیستم های مایکروسافت آفیس که در محیط کاری شما وجود دارند , برای ایجاد , پیگیری و به اشتراک گذاشتن پروسه ها , استفاده کنید.
هشدارهای مهم و اطلاعات کاری می توانند در اسناد نمایش داده شوند , برای اطمینان حاصل کردن از اینکه مراحل کاری بدرستی انجام شده اند.