ParvanehDesigner
شنبه 13 فروردین 1384, 21:42 عصر
اطمینان داشتن از به انجام رسیدن پایه‌های کار پیش از شروع پروژه‌یIT خطرپذیری را در مورد هدر رفتن وقت و هزینه کاهش می‌دهد.
برخلاف نشانه‌های پیش‌رفت‌های اخیر در مدیریت پروژه‌های IT، این پروژه‌ها با وجود در اختیار داشتن بودجه‌ی مناسب سابقه‌ی درخشانی ندارند. آخرین نمونه‌ی سردرگمی در استفاده از اعتبارات مالی بی‌برنامگی در استفاده از اعتبارات کلی برنامه‌ی بین‌المللی NHS IT بوده است (به گزارش ComputerWeekly بیش از 18 یورو در هر روز). پیش‌نهاد متخصصان برای پیش‌رفت مدیریت پروژه بدون توجه به زمان و هزینه‌ی صرف شده موجب برانگیخته شدن افکار عمومی خواهد شد. بیش‌تر اوقات مسایل مربوط به بودجه باید پیش از اجرای پروژه مورد توجه قرار گیرند. "مارتین هیت" (Martin Heeth) عضو شورای ارتباطات و اطلاعات (KPMG) می‌گوید: "با آگاهی از مزایای یک تجارت از دیدگاه IT دو نوع مزیت وجود دارد؛ افزایش بازده، کاهش هزینه‌ها یا هر دو. با آگاهی از این دو مزیت می‌توان به یک تجارت واقعی دست یافت. البته باید توجه داشت چنان‌چه هزینه‌ها بیش از بازده و سوددهی باشد، انجام پروژه کاری بیهوده است. شایان توجه است که تمام بخش‌های مربوط به سازمان مجری پروژه باید از آغاز پروژه در این موضوع دخالت داشته باشند.
به عقیده‌ی "اشلی براگانزا" (Ashley Braganza)، سخن‌گوی سیستم اطلاعاتی آموزش‌گاه مدیریت کرانفیلد، مساله‌ی کلیدی "تعیین اندازه‌ی پروژه" است.
هر پروژه‌ی بزرگ IT قسمتی خاص از سازمان را تحت تاثیر خود قرار می‌دهد. از همان آغاز پروژه باید از دخالت بخش‌های مرتبط در پروژه اطمینان حاصل کرد. در بیش‌تر موارد هدف تیم پروژه شفاف‌سازی مساله‌ی دخالت بخش مربوط سازمان است. تنظیم بودجه بدون توجه به هزینه‌ی مدیران که شامل هزینه‌های روزمره‌ی پروژه و دیگر مسوولیت‌های قابل پیش‌بینی است، اشتباه بزرگی است. "براگانزا" می‌گوید: "کارمندان مشاغل عمومی نیز با توجه به زمان اختصاص داده شده و بودجه‌ی اولیه باید جزیی از پروژه در مراحل طراحی، سازندگی و آزمایش به شمار آیند."
این بودجه هم‌چنین باید پاسخ‌گوی هزینه‌ی آموزش کارکنان برای استفاده از سیستم‌های جدید باشد. در برخی موارد فناوری به ناچار طبیعت شغل را تغییر می‌دهد. البته در مقوله‌ی آموزش، تنها هزینه‌ی چگونگی استفاده از سیستم‌های جدید مورد بحث نیست، بلکه هزینه‌ی روش‌های نوین آموزشی نیز به دلیل پیش‌رفت موقعیت شغلی به گونه‌ای متفاوت مورد توجه است.
"براگانزا" در مثالی چنین بیان می‌کند: "ممکن است کارکنان مجبور به همکاری با قسمت‌های مختلف یک سازمان باشند. هزینه‌ی این همکاری‌ها بیش‌تر اوقات به وضوح در بودجه‌های پروژه گنجانده نمی‌شود. با این حال ممکن است هزینه‌ی زیادی نیز در این زمینه صرف شود. که شاید شش تا ده بار بیش از مقدار هزینه صرف شده در امر پیش‌رفت سیستم‌های جدید باشد."
برطرف کردن نیازمندی‌ها از سوی مدیران برای تغییر تکنیکی جزییات سیستم‌های IT از سویی ممکن است باعث هدر رفتن بودجه شود و از سوی دیگر باعث رخنه کردن مشکلات مشابه در دیگر قسمت‌های پروژه شود.
به اعتقاد "براگانزا" اگر جزییات سیستم‌های IT با مشکل روبه‌رو شود، احتمال رخ‌داد مشکلات بسیار در پیش خواهد بود.
کارکنان مورد نیاز و شایسته برای یک پروژه به طور معمول به دو دلیل عمده نمی‌توانند آن پروژه را تا پایان همراهی کنند، یا پروژه پاسخ‌گوی تمامی نیازهای آنان نیست یا این‌که برخی نیازمندی‌ها به دلیل ایجاد تغییرات تجاری و کاری عوض می‌شود.
براگانزا می‌افزاید: "اگر خواهان سود بیش‌تری هستید که بتواند پاسخ‌گوی تمامی هزینه‌های مصرفی باشد، همواره در اندیشه‌ی تغییر در جزییات باشید. استفاده از کارکنان به شکل دایم در یک پروژه به افزایش شانس پیش‌روی موفقیت‌آمیز پروژه کمک زیادی می‌کند. پروژه‌ای را به یاد دارم که کارکنان 5 تیم از 7 تیم آن از ادامه‌ی کار منصرف شدند؛ در نتیجه مجریان در جست‌وجوی به کارگیری کارکنان جدید بودند که ورود آن‌ها به نوبه‌ی خود دلیلی برای تاخیر در انجام پروژه و مانعی در راه پیش‌روی آن به شمار می‌آمد. در نتیجه این پروژه به دلیل از دست دان کارکنان با تاخیری 6 ماهه به پایان رسید."
"هیت" می‌گوید: "قراردادن تکنیک‌های حسابداری در برنامه‌ی کاری بیش از آخرین نسخه‌ی نرم‌افزارهای مالی در کنترل هرچه بهتر بودجه تاثیر خواهد داشت؛ چراکه پروژه‌های بزرگ نیازمند حسابداری‌های پیچیده هستند. برای مثال جمع‌آوری میزان زیادی از اطلاعات هم‌چون برگه‌های ثبت ساعات کار کارکنان، قراردادها و صورت‌حساب‌های تامین‌کنندگانی که به صورت هفتگی، ماهیانه و ... هزینه پرداخت می‌کنند و نیز مدل‌های گوناگون از یک پروژه که به طور هم‌زمان مورد توجه قرار می‌گیرد دارای اهمیت بسیار زیادی هستند. تخصیص مناسب هزینه و چگونگی صرف آن به طور مسلم از عهده‌ی شما خارج است. در تشریح این موضوع باید گفت اگر سه الگوی گوناگون از یک پروژه و هزینه‌ی انجام تنها یکی از این مدل‌ها در دست باشد، چه‌گونه می‌توانید تصمیم بگیرید که کدام یک برای صرف این بودجه شایستگی بیش‌تری دارد."
هیت به شرکت‌ها و موسسات بازرگانی پیش‌نهاد می‌کند که بودجه خود را به طور روزانه بررسی کنند و آن را به صورت هفتگی با پیش‌رفت پروژه و اهداف نهایی مقایسه کنند.
تحویل یک پروژه‌ی IT و استفاده از برخی مراحل پیش‌پا افتاده که گاه از موثرترین مراحل انجام پروژه هستند، می‌تواند زمام بودجه را به دست گیرد.
سه روش موثر به "برنامه‌ریزی دایمی"، "روش پیش‌برد سیستم‌های پویا" و "روند عقلانی یکپارچه" معروف هستند.
"جان مک‌درمید" (John McDermid) عضو یک انجمن انگلیسی کامپیوتری می‌گوید: "استفاده از تکنیکی هم‌چون روش پیش‌برد سیستم‌های پویا به شرکت‌ها کمک می‌کند تا تمام بخش‌های پروژه را به صورت بخش‌های قابل اداره با در نظر گرفتن زمان و با هدف توسعه و تغییر در کار تحویل دهند. اگر پروژه را به بخش‌های بزرگ تقسیم کنید آن‌گاه کنترل پروژه کاری دشوار خواهد بود."
وی می‌افزاید: "مدیران IT برآن هستند تا کنترل پروژه‌هایی که می‌توان وسعت آن را با توجه به بودجه‌ی پروژه و جزییات تکنیکی و زمان تغییر داد، در دست بگیرند."
نویسنده : جولیا واولر (www.ComputerWeekly.com)
مترجم : مهدی کشتکار
ناشر : همکاران سیستم
برخلاف نشانه‌های پیش‌رفت‌های اخیر در مدیریت پروژه‌های IT، این پروژه‌ها با وجود در اختیار داشتن بودجه‌ی مناسب سابقه‌ی درخشانی ندارند. آخرین نمونه‌ی سردرگمی در استفاده از اعتبارات مالی بی‌برنامگی در استفاده از اعتبارات کلی برنامه‌ی بین‌المللی NHS IT بوده است (به گزارش ComputerWeekly بیش از 18 یورو در هر روز). پیش‌نهاد متخصصان برای پیش‌رفت مدیریت پروژه بدون توجه به زمان و هزینه‌ی صرف شده موجب برانگیخته شدن افکار عمومی خواهد شد. بیش‌تر اوقات مسایل مربوط به بودجه باید پیش از اجرای پروژه مورد توجه قرار گیرند. "مارتین هیت" (Martin Heeth) عضو شورای ارتباطات و اطلاعات (KPMG) می‌گوید: "با آگاهی از مزایای یک تجارت از دیدگاه IT دو نوع مزیت وجود دارد؛ افزایش بازده، کاهش هزینه‌ها یا هر دو. با آگاهی از این دو مزیت می‌توان به یک تجارت واقعی دست یافت. البته باید توجه داشت چنان‌چه هزینه‌ها بیش از بازده و سوددهی باشد، انجام پروژه کاری بیهوده است. شایان توجه است که تمام بخش‌های مربوط به سازمان مجری پروژه باید از آغاز پروژه در این موضوع دخالت داشته باشند.
به عقیده‌ی "اشلی براگانزا" (Ashley Braganza)، سخن‌گوی سیستم اطلاعاتی آموزش‌گاه مدیریت کرانفیلد، مساله‌ی کلیدی "تعیین اندازه‌ی پروژه" است.
هر پروژه‌ی بزرگ IT قسمتی خاص از سازمان را تحت تاثیر خود قرار می‌دهد. از همان آغاز پروژه باید از دخالت بخش‌های مرتبط در پروژه اطمینان حاصل کرد. در بیش‌تر موارد هدف تیم پروژه شفاف‌سازی مساله‌ی دخالت بخش مربوط سازمان است. تنظیم بودجه بدون توجه به هزینه‌ی مدیران که شامل هزینه‌های روزمره‌ی پروژه و دیگر مسوولیت‌های قابل پیش‌بینی است، اشتباه بزرگی است. "براگانزا" می‌گوید: "کارمندان مشاغل عمومی نیز با توجه به زمان اختصاص داده شده و بودجه‌ی اولیه باید جزیی از پروژه در مراحل طراحی، سازندگی و آزمایش به شمار آیند."
این بودجه هم‌چنین باید پاسخ‌گوی هزینه‌ی آموزش کارکنان برای استفاده از سیستم‌های جدید باشد. در برخی موارد فناوری به ناچار طبیعت شغل را تغییر می‌دهد. البته در مقوله‌ی آموزش، تنها هزینه‌ی چگونگی استفاده از سیستم‌های جدید مورد بحث نیست، بلکه هزینه‌ی روش‌های نوین آموزشی نیز به دلیل پیش‌رفت موقعیت شغلی به گونه‌ای متفاوت مورد توجه است.
"براگانزا" در مثالی چنین بیان می‌کند: "ممکن است کارکنان مجبور به همکاری با قسمت‌های مختلف یک سازمان باشند. هزینه‌ی این همکاری‌ها بیش‌تر اوقات به وضوح در بودجه‌های پروژه گنجانده نمی‌شود. با این حال ممکن است هزینه‌ی زیادی نیز در این زمینه صرف شود. که شاید شش تا ده بار بیش از مقدار هزینه صرف شده در امر پیش‌رفت سیستم‌های جدید باشد."
برطرف کردن نیازمندی‌ها از سوی مدیران برای تغییر تکنیکی جزییات سیستم‌های IT از سویی ممکن است باعث هدر رفتن بودجه شود و از سوی دیگر باعث رخنه کردن مشکلات مشابه در دیگر قسمت‌های پروژه شود.
به اعتقاد "براگانزا" اگر جزییات سیستم‌های IT با مشکل روبه‌رو شود، احتمال رخ‌داد مشکلات بسیار در پیش خواهد بود.
کارکنان مورد نیاز و شایسته برای یک پروژه به طور معمول به دو دلیل عمده نمی‌توانند آن پروژه را تا پایان همراهی کنند، یا پروژه پاسخ‌گوی تمامی نیازهای آنان نیست یا این‌که برخی نیازمندی‌ها به دلیل ایجاد تغییرات تجاری و کاری عوض می‌شود.
براگانزا می‌افزاید: "اگر خواهان سود بیش‌تری هستید که بتواند پاسخ‌گوی تمامی هزینه‌های مصرفی باشد، همواره در اندیشه‌ی تغییر در جزییات باشید. استفاده از کارکنان به شکل دایم در یک پروژه به افزایش شانس پیش‌روی موفقیت‌آمیز پروژه کمک زیادی می‌کند. پروژه‌ای را به یاد دارم که کارکنان 5 تیم از 7 تیم آن از ادامه‌ی کار منصرف شدند؛ در نتیجه مجریان در جست‌وجوی به کارگیری کارکنان جدید بودند که ورود آن‌ها به نوبه‌ی خود دلیلی برای تاخیر در انجام پروژه و مانعی در راه پیش‌روی آن به شمار می‌آمد. در نتیجه این پروژه به دلیل از دست دان کارکنان با تاخیری 6 ماهه به پایان رسید."
"هیت" می‌گوید: "قراردادن تکنیک‌های حسابداری در برنامه‌ی کاری بیش از آخرین نسخه‌ی نرم‌افزارهای مالی در کنترل هرچه بهتر بودجه تاثیر خواهد داشت؛ چراکه پروژه‌های بزرگ نیازمند حسابداری‌های پیچیده هستند. برای مثال جمع‌آوری میزان زیادی از اطلاعات هم‌چون برگه‌های ثبت ساعات کار کارکنان، قراردادها و صورت‌حساب‌های تامین‌کنندگانی که به صورت هفتگی، ماهیانه و ... هزینه پرداخت می‌کنند و نیز مدل‌های گوناگون از یک پروژه که به طور هم‌زمان مورد توجه قرار می‌گیرد دارای اهمیت بسیار زیادی هستند. تخصیص مناسب هزینه و چگونگی صرف آن به طور مسلم از عهده‌ی شما خارج است. در تشریح این موضوع باید گفت اگر سه الگوی گوناگون از یک پروژه و هزینه‌ی انجام تنها یکی از این مدل‌ها در دست باشد، چه‌گونه می‌توانید تصمیم بگیرید که کدام یک برای صرف این بودجه شایستگی بیش‌تری دارد."
هیت به شرکت‌ها و موسسات بازرگانی پیش‌نهاد می‌کند که بودجه خود را به طور روزانه بررسی کنند و آن را به صورت هفتگی با پیش‌رفت پروژه و اهداف نهایی مقایسه کنند.
تحویل یک پروژه‌ی IT و استفاده از برخی مراحل پیش‌پا افتاده که گاه از موثرترین مراحل انجام پروژه هستند، می‌تواند زمام بودجه را به دست گیرد.
سه روش موثر به "برنامه‌ریزی دایمی"، "روش پیش‌برد سیستم‌های پویا" و "روند عقلانی یکپارچه" معروف هستند.
"جان مک‌درمید" (John McDermid) عضو یک انجمن انگلیسی کامپیوتری می‌گوید: "استفاده از تکنیکی هم‌چون روش پیش‌برد سیستم‌های پویا به شرکت‌ها کمک می‌کند تا تمام بخش‌های پروژه را به صورت بخش‌های قابل اداره با در نظر گرفتن زمان و با هدف توسعه و تغییر در کار تحویل دهند. اگر پروژه را به بخش‌های بزرگ تقسیم کنید آن‌گاه کنترل پروژه کاری دشوار خواهد بود."
وی می‌افزاید: "مدیران IT برآن هستند تا کنترل پروژه‌هایی که می‌توان وسعت آن را با توجه به بودجه‌ی پروژه و جزییات تکنیکی و زمان تغییر داد، در دست بگیرند."
نویسنده : جولیا واولر (www.ComputerWeekly.com)
مترجم : مهدی کشتکار
ناشر : همکاران سیستم