newsinfo
دوشنبه 01 خرداد 1391, 12:25 عصر
پنج دلیل اصلی برای استفاده از ERPها وجود دارد:
Ø یکپارچه کردن اطلاعات مالی
Ø یکپارچه کردن اطلاعات سفارشی مشتری
Ø استاندارد کردن و سرعت دادن به فرایند تولید
Ø کاهش اسناد کاغذی
Ø استاندارد کردن اطلاعات منابع انسانی
هزینه های پنهان ERP
اغلب موسساتی که نرم افزارهای ERPرا به کار گرفته اند، معترف هستند که هزینه های مهمی نادیده یا دست کم گرفته شده است. مواردی که بیشتر باعث کسری بودجه در پروژه های ERP می‌شوند عبارتند از :
1. آموزش : این مهمترین هزینه های است که ناچیز انگاشته می‌شود. هزینه‌ی آموزش از آن رو زیاد می‌شود که کارکنان مجبورند یک مجموعه فرایند تازه را بیاموزند، نه یک نرم افزار جدید را . به همین دلیل هم مؤسسات آموزشی بیرونی نمی‌توانند کمکی به شما کنند و باید برای ایجاد یک برنامه‌ی آموزشی اختصاصی برای کارکنان خود آماده باشید.
2. یکپارچه سازی وتست : تست و آزمایش اتصال بین ERP و ابزارها و برنامه های دیگری که به طور موردی در مؤسسات مختلف وجود دارند، ممکن است یکی دیگر از هزینه های دست کم گرفته شده باشد. این می‌تواند از موارد عمده ( مثل سیستم‌های تجارت الکترونیک و یا زنجیره ی پشتیبانی یا طراحی جلد (http://xn----ymcqcmh5b5g78c.com) ) تا موارد جزئی ( مانند ابزارهای خواندن بارکد و محاسبه ی مالیات ) را شامل شود. همه‌ی این موارد باید با ERP ارتباط برقرار کنند. اگر فروشنده ی ERP راه حل هایی برای این مشکلات ارائه نکند، ناچار می شوید خود ملحقاتی برای این موارد ایجاد نمایید. تست یکپارچه سازی ERP باید بر پایه ی فرایند باشد. کهنه کارها (Process-oriented) توصیه می‌کنند به جای ایجاد داده های الکی و حرکت دادن آن‌ها بین اجزای نرم افزار، یک سفارش واقعی را روی سیستم آزمایش کنید : از نقطه شروع سفارش تا ارسال آن و دریافت رسید، و ترجیحاً هم با مشارکت خود کارکنان موسسه و ایفای وظایفشان در مراحل انجام این سفارش.
3. شخصی سازی کردن (Customization ) : ملحقاتی که درباره‌شان صحبت شد تنها شروع هزینه های یکپارچه سازی ERP هستند. چیز پرهزینه تر ( که در صورت امکان باید از آن اجتناب هم کرد ) شخصی سازی کردن خود برنامه‌ی ERP و سازگار کردن آن با موسسه است. وقتی این اتفاق می‌افتد که برنامه‌ی ERP همه‌ی نیازهای تجارت شما را برآورد نسازد و شما تصمیم بگیرید نرم افزار را دست‌کاری کنید. در این صورت شما با آتش ، بازی می‌کنید! شخصی سازی کردن ممکن است همه‌ی اجزای ERP را متأثر نماید، چون آن‌ها با هم مرتبط هستند. در این صورت ارتقای ERP هم کابوس دیگری خواهد بود، چون باید همه‌ی مراحل شخصی سازی را برای نسخه‌ی جدید تکرار کنید. ممکن است کار کند، ممکن است کار نکند. به هر حال فروشنده‌ی نرم افزار به شما کمک نخواهد کرد. شما باید افرادی را برای شخصی سازی استخدام کنید و همیشه آن‌ها را برای نگهداری سیستم حفظ کنید.
4. تبدیل داده‌ها : انتقال اطلاعاتی چون رکوردهای مشتریان و تهیه کنندگان، داده های طراحی محصول و طراحی سایت (http://parscms.com) و مانند این‌ها از سیستم قدیمی به سیستم جدید کاری پرهزینه است. در بسیاری از سیستم‌های قدیمی اطلاعات به درد نخور زیادی جمع شده است، که موقع انتقال به سیستم جدید دردسر ساز می‌شود. حتی داده های تمیز هم ممکن است برای هماهنگ شدن با تغییر فرایندها در ERP مشکلاتی داشته باشند.
5. تحلیل داده‌ها : خیلی وقت‌ها داده های ERP برای پذیرش و تحلیل شدن باید با داده های سیستم‌های خارجی ترکیب شوند. کسانی که نیازهای تحلیلی زیادی دارند باید هزینه‌ی یک انباره ی داده ای (Data warehouse) را در بودجه‌ی ERP پیش بینی کنند. این امر دشواری‌های خاص خودش را دارد: به روز کردن همه‌ی اطلاعات ERP در انباره ی داده به طور روزانه کار سختی است و ERP ها برای مشخص کردن اینکه چه داده‌هایی در طول هر روز تغییر کرده کمک چندانی نمی‌کنند. نتیجه اینکه، آدم‌های عاقل قبل از تنظیم بودجه همه‌ی نیازهای تحلیلیشان را می‌سنجند.
6. مشاوره تا بی نهایت : در مواقعی که تحویل سیستم ERP با موفقیت انجام نمی‌شود، هزینه های مشاوره بسیار زیاد می‌شود. برای پیش گیری از این مشکل باید در هنگام آموزش کارکنان اهدافی قابل اندازه گیری مشخص و به مشاور ابلاغ شود.
7. جایگزینی نیروها : موفقیت یک پروژه ERP، بستگی به مقدار زیادی از نیروهای با تجربه‌ی آن دارد. از دست دادن این نیروها می‌تواند هزینه های جانبی برای پروژه ایجاد کند.
8. تیم پیاده سازی نمی‌تواند متوقف شود : خیلی از مؤسسات پیاده سازی یک ERPERP را با انجام پروژه های دیگر نرم افزاری مشابه می‌دانند. آن‌ها انتظار دارند وقتی که نرم افزار نصب شد، کار تیم سازنده‌ی آن تمام شود. ولی این اتفاق نمی‌افتد. کسانی که ERP را پیاده سازی کرده‌اند برای موسسه بسیار با ارزش خواهد بود، چون آن‌ها به دلیل درگیر بودن با ERP موسسه، درباره‌ی فرایندهای کارکنان بیشتر از خود آن‌ها می‌دانند. مؤسسات نمی‌توانند تیم پروژه را مرخص کنند، چون پس از ساخت نرم افزار، کارهای زیاد دیگری باقی می‌ماند. فقط نوشتن گزارش‌ها، یک سال طول می‌کشد. متأسفانه مؤسسات کمتر برای آشفتگی پس از ERP برنامه ریزی می‌کنند و آن را در بودجه خود منظور نمی‌کنند.
9. انتظار برگشت سرمایه (ROI) : از جمله اشتباهات بازمانده از روش‌های سنتی مدیریت پروژه های نرم افزاری؛ این است که موسسه انتظار دارد به محض نصب نرم افزار، از ارزش افزوده‌ی ناشی از آن بهره‌مند شود، و تیم نرم افزار هم منتظر یک دوره استراحت و شاید هم تشویق است. هیچ کدام از این انتظارات در ERP برآورده نمی‌شوند. اغلب سیستم‌ها تا زمانی که کار نکنند و اثر خود را بر فرایند تجاری سیستم نگذارند، ارزش خود را نشان نمی‌دهند. تیم نرم افزار هم تا وقتی که تلاش‌هایش به نتیجه نرسد، پاداشی نمی‌گیرد.
10. دوره‌ی افسردگی پس از ERP : اغلب اوقات ERP ها پس از نصب، باعث اختلالاتی در موسسه می‌شوند. نتایج یک بررسی نشان می‌دهد؛ یک چهارم مؤسساتی که از ERP استفاده کرده بودند، تصدیق می‌کنند که پس از شروع به کار ERP دچار کاهش کار آیی شده‌اند. درصد حقیقی مسلماً بیش از این است. دلیل اصلی کاهش کارایی این است که همه‌ی کارها به شکلی متفاوت، قبل انجام می‌شوند. وقتی افراد نمی‌توانند کارهایشان را با روش‌های متداول انجام دهند و هنوز هم به روش جدید تسلط ندارند، تجارت موسسه دچار تشنج می‌شود
Ø یکپارچه کردن اطلاعات مالی
Ø یکپارچه کردن اطلاعات سفارشی مشتری
Ø استاندارد کردن و سرعت دادن به فرایند تولید
Ø کاهش اسناد کاغذی
Ø استاندارد کردن اطلاعات منابع انسانی
هزینه های پنهان ERP
اغلب موسساتی که نرم افزارهای ERPرا به کار گرفته اند، معترف هستند که هزینه های مهمی نادیده یا دست کم گرفته شده است. مواردی که بیشتر باعث کسری بودجه در پروژه های ERP می‌شوند عبارتند از :
1. آموزش : این مهمترین هزینه های است که ناچیز انگاشته می‌شود. هزینه‌ی آموزش از آن رو زیاد می‌شود که کارکنان مجبورند یک مجموعه فرایند تازه را بیاموزند، نه یک نرم افزار جدید را . به همین دلیل هم مؤسسات آموزشی بیرونی نمی‌توانند کمکی به شما کنند و باید برای ایجاد یک برنامه‌ی آموزشی اختصاصی برای کارکنان خود آماده باشید.
2. یکپارچه سازی وتست : تست و آزمایش اتصال بین ERP و ابزارها و برنامه های دیگری که به طور موردی در مؤسسات مختلف وجود دارند، ممکن است یکی دیگر از هزینه های دست کم گرفته شده باشد. این می‌تواند از موارد عمده ( مثل سیستم‌های تجارت الکترونیک و یا زنجیره ی پشتیبانی یا طراحی جلد (http://xn----ymcqcmh5b5g78c.com) ) تا موارد جزئی ( مانند ابزارهای خواندن بارکد و محاسبه ی مالیات ) را شامل شود. همه‌ی این موارد باید با ERP ارتباط برقرار کنند. اگر فروشنده ی ERP راه حل هایی برای این مشکلات ارائه نکند، ناچار می شوید خود ملحقاتی برای این موارد ایجاد نمایید. تست یکپارچه سازی ERP باید بر پایه ی فرایند باشد. کهنه کارها (Process-oriented) توصیه می‌کنند به جای ایجاد داده های الکی و حرکت دادن آن‌ها بین اجزای نرم افزار، یک سفارش واقعی را روی سیستم آزمایش کنید : از نقطه شروع سفارش تا ارسال آن و دریافت رسید، و ترجیحاً هم با مشارکت خود کارکنان موسسه و ایفای وظایفشان در مراحل انجام این سفارش.
3. شخصی سازی کردن (Customization ) : ملحقاتی که درباره‌شان صحبت شد تنها شروع هزینه های یکپارچه سازی ERP هستند. چیز پرهزینه تر ( که در صورت امکان باید از آن اجتناب هم کرد ) شخصی سازی کردن خود برنامه‌ی ERP و سازگار کردن آن با موسسه است. وقتی این اتفاق می‌افتد که برنامه‌ی ERP همه‌ی نیازهای تجارت شما را برآورد نسازد و شما تصمیم بگیرید نرم افزار را دست‌کاری کنید. در این صورت شما با آتش ، بازی می‌کنید! شخصی سازی کردن ممکن است همه‌ی اجزای ERP را متأثر نماید، چون آن‌ها با هم مرتبط هستند. در این صورت ارتقای ERP هم کابوس دیگری خواهد بود، چون باید همه‌ی مراحل شخصی سازی را برای نسخه‌ی جدید تکرار کنید. ممکن است کار کند، ممکن است کار نکند. به هر حال فروشنده‌ی نرم افزار به شما کمک نخواهد کرد. شما باید افرادی را برای شخصی سازی استخدام کنید و همیشه آن‌ها را برای نگهداری سیستم حفظ کنید.
4. تبدیل داده‌ها : انتقال اطلاعاتی چون رکوردهای مشتریان و تهیه کنندگان، داده های طراحی محصول و طراحی سایت (http://parscms.com) و مانند این‌ها از سیستم قدیمی به سیستم جدید کاری پرهزینه است. در بسیاری از سیستم‌های قدیمی اطلاعات به درد نخور زیادی جمع شده است، که موقع انتقال به سیستم جدید دردسر ساز می‌شود. حتی داده های تمیز هم ممکن است برای هماهنگ شدن با تغییر فرایندها در ERP مشکلاتی داشته باشند.
5. تحلیل داده‌ها : خیلی وقت‌ها داده های ERP برای پذیرش و تحلیل شدن باید با داده های سیستم‌های خارجی ترکیب شوند. کسانی که نیازهای تحلیلی زیادی دارند باید هزینه‌ی یک انباره ی داده ای (Data warehouse) را در بودجه‌ی ERP پیش بینی کنند. این امر دشواری‌های خاص خودش را دارد: به روز کردن همه‌ی اطلاعات ERP در انباره ی داده به طور روزانه کار سختی است و ERP ها برای مشخص کردن اینکه چه داده‌هایی در طول هر روز تغییر کرده کمک چندانی نمی‌کنند. نتیجه اینکه، آدم‌های عاقل قبل از تنظیم بودجه همه‌ی نیازهای تحلیلیشان را می‌سنجند.
6. مشاوره تا بی نهایت : در مواقعی که تحویل سیستم ERP با موفقیت انجام نمی‌شود، هزینه های مشاوره بسیار زیاد می‌شود. برای پیش گیری از این مشکل باید در هنگام آموزش کارکنان اهدافی قابل اندازه گیری مشخص و به مشاور ابلاغ شود.
7. جایگزینی نیروها : موفقیت یک پروژه ERP، بستگی به مقدار زیادی از نیروهای با تجربه‌ی آن دارد. از دست دادن این نیروها می‌تواند هزینه های جانبی برای پروژه ایجاد کند.
8. تیم پیاده سازی نمی‌تواند متوقف شود : خیلی از مؤسسات پیاده سازی یک ERPERP را با انجام پروژه های دیگر نرم افزاری مشابه می‌دانند. آن‌ها انتظار دارند وقتی که نرم افزار نصب شد، کار تیم سازنده‌ی آن تمام شود. ولی این اتفاق نمی‌افتد. کسانی که ERP را پیاده سازی کرده‌اند برای موسسه بسیار با ارزش خواهد بود، چون آن‌ها به دلیل درگیر بودن با ERP موسسه، درباره‌ی فرایندهای کارکنان بیشتر از خود آن‌ها می‌دانند. مؤسسات نمی‌توانند تیم پروژه را مرخص کنند، چون پس از ساخت نرم افزار، کارهای زیاد دیگری باقی می‌ماند. فقط نوشتن گزارش‌ها، یک سال طول می‌کشد. متأسفانه مؤسسات کمتر برای آشفتگی پس از ERP برنامه ریزی می‌کنند و آن را در بودجه خود منظور نمی‌کنند.
9. انتظار برگشت سرمایه (ROI) : از جمله اشتباهات بازمانده از روش‌های سنتی مدیریت پروژه های نرم افزاری؛ این است که موسسه انتظار دارد به محض نصب نرم افزار، از ارزش افزوده‌ی ناشی از آن بهره‌مند شود، و تیم نرم افزار هم منتظر یک دوره استراحت و شاید هم تشویق است. هیچ کدام از این انتظارات در ERP برآورده نمی‌شوند. اغلب سیستم‌ها تا زمانی که کار نکنند و اثر خود را بر فرایند تجاری سیستم نگذارند، ارزش خود را نشان نمی‌دهند. تیم نرم افزار هم تا وقتی که تلاش‌هایش به نتیجه نرسد، پاداشی نمی‌گیرد.
10. دوره‌ی افسردگی پس از ERP : اغلب اوقات ERP ها پس از نصب، باعث اختلالاتی در موسسه می‌شوند. نتایج یک بررسی نشان می‌دهد؛ یک چهارم مؤسساتی که از ERP استفاده کرده بودند، تصدیق می‌کنند که پس از شروع به کار ERP دچار کاهش کار آیی شده‌اند. درصد حقیقی مسلماً بیش از این است. دلیل اصلی کاهش کارایی این است که همه‌ی کارها به شکلی متفاوت، قبل انجام می‌شوند. وقتی افراد نمی‌توانند کارهایشان را با روش‌های متداول انجام دهند و هنوز هم به روش جدید تسلط ندارند، تجارت موسسه دچار تشنج می‌شود