هدایت پروژه‌های برون‌سپاری

[بابک زواری]

نویسنده : www.ComputerWeekly.com (http://www.ComputerWeekly.com)
مترجم : مهدی کشت‌کار

وقتی که یک شرکت IT برای تغییر شکل حالت کنونی خود تلاش می‌کند، مدیران شایسته به فراسوی مساله می‌نگرند و برای به‌سامان کردن اوضاع از جایگاهی الاتر اوضاع را می‌نگرند هستند. در تمام طول دوره‌ی فروش محصولات، تامین کنندگان با تبلیغاتی همانند "راهنمایی از شما و به هدف رساندن کار از ما" و مواردی مانند آن توجه مدیران را به خود جلب می­کنند. اما چگونه می­توان در این هوای نابه‌سامان که هر لحظه امکان طوفانی شدن آن وجود دارد کشتی در حال غرقIT را به خوبی هدایت کرد و به سرمنزل مقصود رساند؟
در آغاز باید به این سوال که چرا برخی به برون­سپاری روی می­آورند، صادقانه پاسخ گفت.
البته این یک سوال کلیدی است. طفره رفتن از پاسخ به این سوال و رابطه بین کارپرداز و برون­سپار نوعی سوتفاهم را به همراه خواهد داشت، بدین معنا که کارپردازان می­توانند کارامدی­های IT را آن­گونه که خود می­خواهند نه آن­گونه که شما تصمیم می­گیرید به نفع خود تغییر دهند و افکار خود را به شما القا کنند.
بنابراین اگر مخارج مهم­ترین مساله از دید شماست، شانس زیادی برای رسیدن به هدف دارید. هرچند اگر مدیران اجرایی هم‌زمان کاربران را با توجه به افزایش سطح کیفی خدمات IT مورد ارزیابی قرار دهند، این جاست که نوعی حالت سردرگمی و نابه‌سامانی به وجود می­آید.
البته دست‌یابی به هر دو هدف دور از انتظار نیست، اما فقط باید با درایت و تدبیر جمعی همراه باشد نه جمعی از تدابیر مختلف و متفاوت.
اگر به درستی بدانید که چه می­خواهید و هدف چیست، در این صورت انتخاب درست تامین‌کننده و بستن قراردادی که تمامی انتظارات را برآورده کند کار دشواری به نظر نمی­آید.
انسان­های متفاوت با سلیقه­های متفاوت:
کارپردازان مختلف نقاط قوت و ضعف متفاوت دارند. برخی در مدیریت مالی و برپایی زیرساخت­ها مهارت خاص دارند. عده­ای نیز با تهیه امکانات خاص شما را با تازه‌ترین­های فناوری آشنا می­کنند. از مهندسان معمار آگاه به تمام جوانب که می­توانند در پیشبرد صنعت موثر باشند، می‌توانید برای رفع نیازهای صنعت استفاده کنید، این اشخاص باید به جوانبی هم‌چون چگونگی دست­یابی به منابع ارزان و در عین حال تخصصی داخلی برای رفع نیازهای صنعت، اشراف داشته باشند.
تعداد اندکی از کارپردازان می­توانند این کارها را به بهترین شکل ممکن انجام دهند. بنابراین آن کارپردازی را برگزینید که از هر نظر با تجربه باشد، تا اطمینان پیدا کنید که آن چه خواسته­ی شماست صورت می­گیرد و از کامل بودن قرارداد نیز اطمینان پیدا کنید تا در این نوع داد و ستد هر دو به سود دلخواه دست یابید.
پس از آن به گروهی نیاز دارید که اداره­ی قرارداد و کارپرداز را به عهده بگیرد. می­توان گفت که مدیران IT خود از عهده­ی اداره­ی منابع، کارکنان، موارد مورد استفاده و سرورها برمی­آیند. پیشروی در انجام کار، دستیابی به مهارت­های مختلف و نیاز احتمالی به حمایت خارجی به اداره صحیح نیروهای برون­سپاری و ایجاد یک رابطه­ی تجاری مناسب نیاز دارد. استفاده از پرسنل این گروه همراه با آن دسته از افرادی که خدمات تجاری مورد نیاز را ارایه می­دهند و دارای قدرت گفت‌وگو و انتقادپذیری بالایی هستند، بسیار کارآمدتر است از این که افرادی ناآگاه و ناکارآمد را به شکلی اتفاقی دست­چین کنند که دور از محیط برون‌سپاری رشد یافته­اند.
اگر دارای چندین پیشتیبانی کننده‌ی مالی هستید، مطمئن شوید که هر یک آن­چه را که باید بداند، می‌دانند. انتخاب گروهی از بهترین کارپردازان، هدفی عمومی است. در این راه حتا به همکاری بخش‌هایی ازIT که در این زمینه هیچ­گونه مسولیتی به عهده ندارد، نیاز خواهیم داشت.
مطمئن شوید که در ارایه­ی سرویس‌دهی، تمامی مسئولیت­ها را به شکل مطلوبی پاسخ­گو هستید. زمانی را وقف صحبت با کارپردازان و برخورداری از نظرات و به کارگیری نظرات مفید آن­ها صرف کنید تا آگاه شوید که کاربران مغشوش و سردرگم نیستند. به خاطر داشته باشید که شگردهایی همچون یادداشت‌ برداری از فعالیت­ها نیز می­تواند در این امر کمک ­کننده باشد. بخش‌هایی ازسازمان که درگیر پروژه نشده‌اند، می­توانند در هماهنگ سازی مدیریتی، سرویس­دهی با فعالیت­های نظارتی پروژه کارپردازان، کارآمد باشند. در غیر این صورت به کار بستن این بخش به طور کامل اتحاد هر چه بیش‌تر و موفقیت IT را به دنبال خواهد داشت.
وقتی که یک قرارداد به توافق می­رسد باید در جای مطمئنی قرار گیرد تا اگر زمانی اختلافی به وجود آمد قرارداد دوباره مرور شود. در ضمن از انجام هر کار دیگری به جز همراه داشتن نسخه­ای از قرارداد، همیشه خودداری کنید.
به طور مثال اگر همیشه با تعدادی از بندهای قرارداد سر و کار پیدا کنید دیگر هیچ­کس به کل اصول قرارداد پای­بند نخواهد بود و هم‌زمان با پیش‌روی کار در امر برون­سپاری با مشکل روبه‌رو خواهید شد.
در آخر باید درباره‌ی این مساله که کارپردازان چگونه از منابع موجود برای ارایه­ی خدمات استفاده می­کنند، آگاهی کامل به دست آورید. نظارت بر کار کارپردازان نیز دارای اهمیت بسیاری است.
در هر صورت این کار که با روش‌هایی مانند بازبینی، سرکشی و یا یادداشت‌برداری از فعالیت­ها و مخارج صورت می‌گیرد، آگاهی و نظارت شما را برهرگونه خطر یا ریسک احتمالی افزایش می‌دهد و می­توان از میزان سود به دست­ آمده برای هر دو طرف با خبر شد. اکنون اگر تعادل برقرار نباشد نشانه­های آن طوفان مرگ­بار را می­توان یافت.

منبع همکاران سیستم