اندیشه‌های مدیران IT و آینده‌ی پیش رو
این نوشتار پنج چالش عمده را که مدیران IT در 18 ماه آینده با آن روبه‌رو هستند، به تصویر می‌کشد.
اندیشه‌های مدیران IT برای تنظیم برنامه‌های سال 2005، متاثر دو عامل مهم است: نخست پیروی از قوانین اطلاعاتی و نظارتی و سپس نیاز به دست‌یابی به ارزش واقعی یک سازمان و بیان آن.
این مطلب بدان معنا نیست که امور مربوط به فناوری نسبت به این دو عامل در رتبه‌ی پایین‌تری قرار دارند، بلکه در حقیقت این دو فاکتور نشانه‌های آشکارتری از فناوری را به نمایش می‌گذارند. تا کنون این مطلب به اثبات رسیده است که مدیریت IT در راستای تحقق اهداف شغلی، گسترش می‌یابد. در این مقاله به عمده‌ترین چالش‌های مدیران در طول 18 ماه آینده پرداخته می‌شود.
مدیریت مدارک و اسناد:
یکی از مسایل مهم، مدیریت هزاران سند الکترونیکی است که در یک سازمان بزرگ وجود دارد. به این ناحیه "داکیومنت" (Document) می‌گوییم و اطلاعات مدیریتی در این قسمت ثبت می‌شود. مدیریت مفید اسناد و نگه‌داری آن‌ها در یک چرخه‌ی کامل، از ثبت و بایگانی گرفته تا از بین بردن اطلاعات، تبدیل به امری گریزناپذیر شده و در هیچ مقوله‌ای مانند پست الکترونیکی آشکار نبوده است.
با وجود رواج استفاده از پست الکترونیکی در برقراری ارتباط شغلی و حتا در تنظیم قرلردادها و در نظر گرفتن آن به عنوان مدرک معتبر در دعواهای حقوقی در بسیاری سازمان‌ها کنترلی بر روش‌های استفاده از آن وجود ندارد . این مطلب رشد و نفوذ ارتباطات کامپیوتری را آشکار می‌کند.
واضح است که بسیاری از سازمان‌ها سیاست تاثیرگذاری برای مدیریت بهره‌وری از پست الکترونیکی ندارند و از همین روست که بیش‌تر خود را در معرض خطرات بزرگ و گریزناپذیر قرار می‌دهند.
در حال حاضر هیچ برنامه‌ای برای انجام امور مربوط یک "Document" و خط‌مشی مدیریتی که پست الکترونیکی را کنترل کند، در دست نیست. انگلستان بسیار خوش‌شانس بوده است که سازمان National Archives (و پیش از این دفتر Public Record) در این ناحیه به عنوان یک اهرم و منبع اطلاعاتی عمل می‌کند.
یکسان‌سازی[2] کارپردازان
بیش‌تر سازمان‌ها با ترکیب‌های تفاوتی از سیستم‌های IT، طراحان گوناگون و فناوری‌های ناهماهنگ روبه‌رو هستند که بیش‌تر توسط تامین‌‌کنندگان خدمات و کارگزاران فراوان IT حمایت می‌شوند.
در طول دو سال گذشته فعالیت‌های زیادی در جهت ادغام زمینه‌های مختلف IT صورت گرفته است، با تلاش در بهینه‌سازی این محیط ناهمگون، در مکالمات طولانی با مدیران IT، این نکته روشن می‌شود که دانش رو به رشد IT، نمایان‌گر این واقعیت است که این ناهمگونی تنها یک روی قضیه است.
در راستای کمک به "روند یکسان‌سازی" و گریز از رویارویی با چنین مشکلاتی در آینده، می‌توان مجموعه‌ای کلیدی از کارپردازان با تجربه را شناسایی کرد که صادقانه به عنوان همکاران سازمان مورد نظر، در جهت توزیع خدمات IT عمل می‌کنند.
دو راه اصلی برای نزدیک شدن به این هدف وجود دارد: یا این‌که گروه بسیار کوچکی از همکاران را که در حل مشکل شما مفید هستند، برگزینید یا وضعیت و اهداف شغلی خود و نقش IT در پشتیبانی از این اهداف را به روشنی شرح دهید و آن‌گاه به دنبال افرادی با توان بالا در امر توزیع خدمات مورد نظر باشید که بتوانند در این راه در کنار شما باشند. از یک برنامه‌ی استاندارد طراحی شرکت به عنوان قالب اصلی، هم در مقوله‌ی فناوری و هم یکسان‌سازی کارپردازان استفاده کنید.
ارزش امر توزیع
یکی دیگر از مهم‌ترین حلقه‌های این زنجیر اداره‌ی IT و ارزش امر توزیع است. بیش‌تر مدیران IT از نظارت دقیق و موشکافانه بر سرمایه‌های این بخش آگاهند، اما من هنوز هم از افرادی که چندان نگران این موضوع نیستند و در مقابل این محدودیت‌ها راه تسامح را برگزیده‌اند، در عجبم.
با کاهش بودجه‌ی اختصاصی به IT، این حرفه نیز محل تغذیه‌ی خود را تغییر داده است. از این روست که مدیران IT برنامه‌های رسمی و منظمی برای برآورد خدمات توزیعی بخش‌های مختلف تنظیم کرده‌اند. این برآوردها و به دست گرفتن ماهرانه‌ی امور می‌تواند هیات مدیره را قانع کند که مدیریت کارآمدی بر سر کار است و ارزش و سود مثبتی نصیب سازمان می‌شود.
همچنین در نظر داشته باشید که نرم‌افزاری برای مدیریت و نگه‌داری اوراق بهادار موسسه آماده کنید. این کار عامل موثری در یک‌پارچه‌سازی برنامه‌های اجرایی، کاهش هزینه‌ها و به حداقل رساندن خطرات احتمالی است. همچنین باعث می‌شود که فعالیت‌های شما شفاف‌تر و سود قابل ملاحظه‌ای جذب کار شود.
ذخیره‌سازی اطلاعات با قابلیت اندازه گیری(قابل اندازه‌گیری با مقیاس مشخص)
ذخیره‌ی اطلاعات در مکان چهارم قرار دارد. در صورت وجود ضعف زیربنایی در ارتباطات، این فرآیند با شکست روبه‌رو می‌شود. فرض کنید هیات مدیره اعلام می‌کند شرکت حجم معاملات را در هر سال نسبت به سال قبل به 2 برابر افزایش می‌دهد، می‌توانید با طراحی برنامه‌ای قابل دست‌رس، قضیه را حل و فصل کنید، اما به نظر می‌رسد که با ذخیره‌سازی می‌توانید فقط با افزایش ظرفیت‌ها محدودیت‌ها را بردارید و بر مشکل غلبه کنید.
افزون بر این تاکید بسیاری بر بایگانی اطلاعات وجود دارد، زیرا بازیابی اطلاعات هزینه و وقت زیادی به خود اختصاص می‌دهد. از طرف دیگر ترس از حساب‌رسی و دعواهای حقوقی، شرکت‌ها را از بایگانی اطلاعات باز می‌دارد.
جست‌وجو دوباره‌ی اطلاعات ناخوشایند باعث بروز گرفتاری‌های زیادی می‌شود؛ چرا که برنامه‌هایی که در یکی دو سال گذشته برنامه‌های سالم و بی‌عیب و نقصی بودند، در این بررسی‌ها به برنامه‌هایی غیرقابل قبول تبدیل می‌شوند. همچنین زمان بازیافت این داده‌ها یا انتقال آن‌ها حتا از پیش‌بینی و تخمین وضعیت گذشته هزینه‌ی بیش‌تری در بردارد. موسسات باید برنامه‌ای دقیق برای ذخیره‌سازی اطلاعات طراحی کنند به گونه‌ای که تمام مسایل فوق را در بربگیرد.
همچنین در تنظیم این برنامه باید رویکردی واقع‌گرایانه به مدیریت و کنترل ذخیره‌سازی داشته باشند. برای دست‌یابی و بازیافت اطلاعات نرم‌افزار ذخیره‌سازی باید ماهیت اطلاعات نگه‌داری شود و محدودیت‌های بایگانی و از بین بردن اطلاعات را در نظر بگیرد.
مدیریت بخش پشتیبان خدمات
اگر سرگرم توسعه‌ی بخش‌های مختلف IT هستید یا از خدمات مدیریتی بهره می‌گیرید، یا فقط از بخش برون‌سپاری IT استفاده می‌کنید، در نظر داشته باشید که کنترل کارآمد بخش پشتیبانی خدمات، نقش کلیدی در مدیریت IT بازی می‌کند. بنابراین در مرحله‌ی نهایی باید مدیریت این روابط را به عهده بگیرید. تلاش کنید توافق دو طرف (چه کارپرداز و پشتیبان و چه مدیران IT) را جلب کرده و از این راه سود بیش‌تری جذب کنید. بدیهی است که این سود بیش‌تر می‌تواند صرف ارایه‌ی بهتر خدمات شود.
به عنوان اولین گام پشتیبان خدمات و دریافت‌کننده‌ی این خدمات باید به نوعی از معیار و ملاک مجهز باشند تا بتوانند به نوبه‌ی خود ارزش این توافق را دریابند.
بسیاری فکر می‌کنند که این چالش‌ها از مسایل روزمره‌ی سیستم‌های در حال فعالیت، بسیار دورند، اما باید بدانید که نگرش افراد هر روز سریع‌تر از آن‌چه تصور می‌کنید، تغییر می‌کند و احتمال وقوع هر اتفاقی وجود دارد. حرکت به سمت یک صنعت "خدمت_محور" به تجدیدنظری جدی در فعالیت‌های IT در میان سایر مشاغل نیاز دارد.
انتظار می‌رود مدیران IT برای شرکت در رقابتی نتیجه‌بخش حواس خود را بر انجام این فعالیت‌ها متمرکز کنند. موسسات از این نکته آگاهند که باید بین حرفه و خط‌مشی‌های IT پلی ارتباطی برقرار کنند. اما برای بسیاری حرف این فرآیند هنوز از خارج سازمان و به واسطه‌ی فناوری، انجام می‌شود. رویارویی و پرداختن به این پنج چالش نقش حیاتی IT را در تمام مشاغل و کارهای مربوط به آن به اثبات می‌رساند.
--------------------------------------------------------------------------------
[1]- Tim Jennings
[2]- Standardisation
نویسنده : تیم جنینگز (www.computerweekly.com)
مترجم : نازنین کی‌نژاد
ناشر : همکاران سیستم
