کریستوفر موردو در این مقاله توصیه می کند که همواره خطر دست رسی کارکنان تازه استخدام شده به اطلاعات حیاتی شغل مورد نظر در نظر گرفته شود.
به کار گیری نیروهای جدید همراه با ارایه ی اطلاعات کلیدی شغل مورد نظر به آن ها موجب شکست در شغل جدید می شود.
مطابق آخرین تحقیقات کامپیوتری انجام شده به وسیله ی متخصصان شرکت "آی باس" (IBass) که در ماه "مه" گذشته انجام شد, مشخص شد که از هر نفر کارکنان یک شرکت, 7 نفر اطلاعات کارفرمایان خود را به هنگام ترک شغل و استخدام در شغل جدید دزدیده اند.
بارزترین فهرست این قبیل دزدی ها به آدرس پست الکترونیکی و اطلاعات کلیدی مشتریان شرکت مربوط می شد. بعضی از این کارمندان به محض دست یابی به اطلاعات حساس کارفرمای قبلی و ارسال اطلاعات به شرکت جدید و جذب مشتریان به این شرکت, کار خود را ترک کردند.
نکته ی قابل توجه در این زمینه این است که بیشتر, کارمندانی کار خود را ترک کرده اند که در محل کارشان به اندازه ی کافی از آنها قدردانی نشده است یا ارزش کار آنها مورد توجه قرار نگرفته است. یعنی چنان چه آن ها در یک محیط کاری آسوده با مدیریتی کارآمد به کار خود مشغول می بودند و به ویژه از لحاظ مالی از آن ها قدردانی می شد, احتمال ترک کار و دزدیدن اطلاعات با ارزش از سوی آن ها کم تر بود.
راه حل این مشکل آگاهی از "تراز اطلاعاتی" هر کارمند است؛ به گونه ای که خطر دزدیدن اطلاعات را به وسیله کارمندان کاهش دهد. به یاد داشته باشید که یک کارمند جزء به اندازه ی یک کارمند ارشد می تواند در زیان رساندن به شرکت هنگام ترک آن موثر باشد.
هنگام بستن قرارداد با کارکنان جدید مدیران IT و کارگزینی موظف اند الزامات قراردای را که باید برای هر کدام از استخدام شوندگان لحاظ شود, در نظر بگیرند. افزون بر این باید در صورت نقض قرارداد جرایمی برای نقض کننده در نظر گرفته شود. به یاد داشته باشید که قرارداد می تواند در برخی شرایط بندهای خاص داشته باشد. به ویژه اگر قرار است کارمند در سمتی گمارده شود که بتواند به اطلاعات و فناوری شرکت دست رسی داشته باشد, در نظر گرفتن چنین بندهایی ضرورت بیشتری می یابد.
قراردادهای نهایی برای کارمندان موقت محدودیت های قابل اجرایی را در نظر می گیرد. این گونه قراردادها در جلوگیری کارمند از معامله ی مستقیم با مشتریان موجود مفید است و باعث به کارگیری و حفظ کارمندان کلیدی و در بعضی موارد ایجاد رقابت مفید شغلی می شود.
یکی دیگر از راه های محافظت از کسب و کار زدن شاخ و برگ های اضافی است. به این معنا که برای ایجاد توازن, کارمندانی که برای شرکت سودمند نیستند, اخراج شوند.
یکی از مهم ترین تهدیدات تجاری که شرکت ها تا کنون با آن روبه رو بوده اند, سواستفاده از نامه ها و نشانی های الکترونیکی است. این کانال تا امروز یکی از شایع ترین راه های دزدیدن اطلاعات مربوط به شرکت ها, به وسیله ی کارمندان بوده است. برابر تحقیقاتی که در اوایل سال جاری توسط سازمان تحقیقاتی "فارستر" انجام شد, مشخص شده است که مهم ترین نگرانی سه چهارم از شرکت های بزرگ, درباره ی خطرات مالی و قانونی مربوط به گستره ی نامه های الکترونیکی است.
دستگاه های فیلتر کننده بر روی شرکت های خدماتی (E_mail)می تواند بعضی از این گونه دزدان را دستگیر کند. اما قوانین اجرایی شرکت هم به همان اندازه می تواند مفید باشد. سیاست ها و قراردادهای شرکت باید بتواند نامه های الکترونیکی, مراسلات و تلفن ها را برای شناسایی دست بردهای احتمالی کنترل کند.
هنگامی که مشکلی شناسایی می شود, مدیران "IT" باید به سرعت و با قاطعیت با آن برخورد کنند. مجازات باید با زیان وارد شده به شرکت متناسب باشد. افزون بر این لازم است که تمامی مدارک مربوط به چنین اشتباه هایی جمع آوری شوند. ممکن است مشتریان شما این مدارک را به خوبی در اختیارتان بگذارند. قراردادهای استخدامی و مدارک جمع آوری شده را بررسی کنید تا مشخص شود که آیا کارمند به مشتریان دست یافته است یا خیر.
به خاطر داشته باشید که این موارد همان قدر که برای شما مهم است برای رقیبانتان نیز اهمیت دارد.
-----------------------------------------------------
1 – Do It Yourself
نویسنده : کریستوفر موردو (ComputerWeekly)
مترجم : سارا صمدی
ناشر : همکاران سیستم
