behnam rafiee
شنبه 24 مرداد 1388, 16:01 عصر
حفاظت از اطلاعات تجاری با ارزش توسط آفیس Sharepoint:
یکی از مهمترین راه های حفاظت از اطلاعات تجاری با ارزش سازمان, ایجاد یک شبکه کلی اعم از وظایف و روابط وابسته به هم است.
چنانچه یک شبکه ارتباطی منسجم مثل سیستم مدیریت مدارک(Document Management) وجود نداشته باشد, هیچکس برای انجام آنچه از او انتظار می رود اطلاعات, منابع و مدارک لازم را در اختیار نخواهد داشت بنابراین وجود یک سیستم جامع یکپارچه مدیریت مدارک(Document Management) برای کسب اطلاعات و منابع یک الزام سازمانی است.
سیستم مدیریت مدارک(Document Management) به گونه ای طراحی شده که میزان مشارکت مدیران و اعضای سازمان را افزیش می دهد, افزایش مشارکت منجر به ارائه راه حل های منطقی تر و چه بسا عملی تر خواهد شد. سیستم مدیریت مدارک(Document Management) موجود در برنامه آفیسSharepoint (http://www.ebizframework.com) سرور 2007 با هدف بهبود روابط بین گروه ها و افزایش اثر بخشی کاری طراحی شده است.
در برنامه آفیسSharepoint سرور 2007 ویژگی به نام سایت مرکز سوابق(Record Center Site) وجود دارد که بیشترین تقاضا را در میان دیگر سایت های آفیسSharepoint سرور 2007 به خود اختصاص داده است, وجود قابلیتی به نام سایت های گروهی(Team Site) که دارای امکانات مدیریت سوابق(Records Management) اختصاصی است, این سایت را از دیگز سایت ها متمایز کرده است.
مرکز سوابق(Record Center):
مرکز سوابق(Record Center) به مثابه یک مخزن اطلاعاتی برای سوابق یک سازمان محسوب می شود.برای مثال, اعضا دپارتمان حقوقی سازمان برای ذخیره قراردادها(Contracts) , اجاره نامه ها(Lease) و توافقنامه های مجوز(License Agreement) از سایت سوابق اجاره نامه ها و مجوز ها(Lease and License Records Site) استفاده می کنند.
http://www.ebizframework.com/images/stories/sharepoint2007/DMS/protect%20vital%20information/license-record-center.jpg
در ادامه به تشریح قابلیت های مدیریت سوابق(Record Management) ارائه شده توسط سایت مرکز سوابق(Record Center Site) آفیسSharepoint سرور 2007 خواهیم پرداخت:
• حفظ صحت سوابق (Record integrity):
از آنجا که سوابق نگهداری شده در سایت مرکز سوابق(Record Center Site) به صورت اتومات توسط سیستم ویرایش نخواهند شد, می توان باور کرد سوابقی که که دانلود کرده ایم با آنچه زمانی در سایت مرکز سوابق (Record Center Site) آپلود شده بود, تناقضی وجود نخواهد داشت.
• امکان مسیر یابی سوابق(Record routing):
ویژگی مسیر یابی سوابق(Record routing) محل مناسب قرارگیری سوابق, خواه کتابخانه(Library) خواه لیست, چه به صورت اتومات و چه به صورت دستی را تضمین خواهد کرد.برای مثال, زمانی که کارکنان سازمان یک قرارداد را توسط پست الکترونیک(email) به مرکز سوابق(Record Center) ارسال می کنند, این قرارداد به صورت اتومات به کتابخانه ی قراردادها(Contact library) هدایت و در آنجا ذخیره می شود.
• نگهداری از سوابق:
نگهداشتن سوابق به سازمان اجازه میدهد تا اعمال سیاست های انقضاء(Expiration)را تا زمانی که احتمال استفاده مجدد از آن ها وجود دارد, به نعویق بیندازد.کارکنان دپارتمان حقوقی سازمان می توانند سوابق(record) ی را که هنوز لزوم ارائه آن به دیگران از بین نرفته, تا زمان مقتضی نگهداری کنند.این سوابق تا زمانی که دعوی حقوقی احتمالی به پایان نرسیده در دسترس خواهند بود.می توان سوابق(record) را در چند مکان مختلف نگهداری کرد.
مدیر مسئول سوابق(record manager) می تواند سوابقی را که نیاز است, نگهداری شوند از طریق سایت مرکز سوابق(Record Center Site) جستجو کند.
http://www.ebizframework.com/images/stories/sharepoint2007/DMS/protect%20vital%20information/hold.jpg
یکی از مهمترین راه های حفاظت از اطلاعات تجاری با ارزش سازمان, ایجاد یک شبکه کلی اعم از وظایف و روابط وابسته به هم است.
چنانچه یک شبکه ارتباطی منسجم مثل سیستم مدیریت مدارک(Document Management) وجود نداشته باشد, هیچکس برای انجام آنچه از او انتظار می رود اطلاعات, منابع و مدارک لازم را در اختیار نخواهد داشت بنابراین وجود یک سیستم جامع یکپارچه مدیریت مدارک(Document Management) برای کسب اطلاعات و منابع یک الزام سازمانی است.
سیستم مدیریت مدارک(Document Management) به گونه ای طراحی شده که میزان مشارکت مدیران و اعضای سازمان را افزیش می دهد, افزایش مشارکت منجر به ارائه راه حل های منطقی تر و چه بسا عملی تر خواهد شد. سیستم مدیریت مدارک(Document Management) موجود در برنامه آفیسSharepoint (http://www.ebizframework.com) سرور 2007 با هدف بهبود روابط بین گروه ها و افزایش اثر بخشی کاری طراحی شده است.
در برنامه آفیسSharepoint سرور 2007 ویژگی به نام سایت مرکز سوابق(Record Center Site) وجود دارد که بیشترین تقاضا را در میان دیگر سایت های آفیسSharepoint سرور 2007 به خود اختصاص داده است, وجود قابلیتی به نام سایت های گروهی(Team Site) که دارای امکانات مدیریت سوابق(Records Management) اختصاصی است, این سایت را از دیگز سایت ها متمایز کرده است.
مرکز سوابق(Record Center):
مرکز سوابق(Record Center) به مثابه یک مخزن اطلاعاتی برای سوابق یک سازمان محسوب می شود.برای مثال, اعضا دپارتمان حقوقی سازمان برای ذخیره قراردادها(Contracts) , اجاره نامه ها(Lease) و توافقنامه های مجوز(License Agreement) از سایت سوابق اجاره نامه ها و مجوز ها(Lease and License Records Site) استفاده می کنند.
http://www.ebizframework.com/images/stories/sharepoint2007/DMS/protect%20vital%20information/license-record-center.jpg
در ادامه به تشریح قابلیت های مدیریت سوابق(Record Management) ارائه شده توسط سایت مرکز سوابق(Record Center Site) آفیسSharepoint سرور 2007 خواهیم پرداخت:
• حفظ صحت سوابق (Record integrity):
از آنجا که سوابق نگهداری شده در سایت مرکز سوابق(Record Center Site) به صورت اتومات توسط سیستم ویرایش نخواهند شد, می توان باور کرد سوابقی که که دانلود کرده ایم با آنچه زمانی در سایت مرکز سوابق (Record Center Site) آپلود شده بود, تناقضی وجود نخواهد داشت.
• امکان مسیر یابی سوابق(Record routing):
ویژگی مسیر یابی سوابق(Record routing) محل مناسب قرارگیری سوابق, خواه کتابخانه(Library) خواه لیست, چه به صورت اتومات و چه به صورت دستی را تضمین خواهد کرد.برای مثال, زمانی که کارکنان سازمان یک قرارداد را توسط پست الکترونیک(email) به مرکز سوابق(Record Center) ارسال می کنند, این قرارداد به صورت اتومات به کتابخانه ی قراردادها(Contact library) هدایت و در آنجا ذخیره می شود.
• نگهداری از سوابق:
نگهداشتن سوابق به سازمان اجازه میدهد تا اعمال سیاست های انقضاء(Expiration)را تا زمانی که احتمال استفاده مجدد از آن ها وجود دارد, به نعویق بیندازد.کارکنان دپارتمان حقوقی سازمان می توانند سوابق(record) ی را که هنوز لزوم ارائه آن به دیگران از بین نرفته, تا زمان مقتضی نگهداری کنند.این سوابق تا زمانی که دعوی حقوقی احتمالی به پایان نرسیده در دسترس خواهند بود.می توان سوابق(record) را در چند مکان مختلف نگهداری کرد.
مدیر مسئول سوابق(record manager) می تواند سوابقی را که نیاز است, نگهداری شوند از طریق سایت مرکز سوابق(Record Center Site) جستجو کند.
http://www.ebizframework.com/images/stories/sharepoint2007/DMS/protect%20vital%20information/hold.jpg