ParvanehDesigner
یک شنبه 04 اردیبهشت 1384, 17:49 عصر
افزایش قوانین نظارتی نباید به عنوان مانعی برای فعالیت‌های شغلی به شمار آید. می‌توان با در پیش گرفتن سیاست‌های سازمان‌یافته و قابل اجرا با وجود این نظارت‌ها به سود کلانی دست یافت.
مدیران ارشد مشاغل کوچک و متوسط به اشتباه گمان می‌کنند که بار عظیم قوانین نظارتی بر ماندگاری آن‌ها سنگینی می‌کند. این اشتباه قابل بخشایش است. البته این افراد چندان هم به بیراهه نرفته‌اند، اما مسلم است که فواید نهفته‌ی این نظارت را از یاد برده‌اند.
در سال‌های گذشته قوانین ناظر بر مشاغل افزایش چشم‌گیری داشته است. در این بین دو تغییر رویه در دو سال گذشته عوامل مهم این تغییر را تشکیل می‌دهند. یکی اعمال شدید قانون و مجازات‌های سخت برای نقض آن و دیگری برخی دعواهای قضایی که شعارهای کارگران فنی به آن دامن زده است.
در گذشته اجرا و پذیرش یک قانون چیزی بیش از امضا و تایید قوانین و سیاست‌ها نبود. در حالی که امروزه نه تنها شرکت باید بار مسوولیت را به عهده بگیرد، بلکه اشخاص نیز باید رضایت و اطاعت خود را از این سیاست‌ها اعلام کنند.
افراد همواره این موانع را مانند مانعی برای دور زدن در نظر می‌گیرند، در حالی که استفاده‌ی صحیح از این قوانین بر قابلیت‌های تولیدی شرکت‌ها می‌افزاید.
بیش‌تر سازمان‌ها، از جمله مشاغل کوچک و متوسط، خط‌مشی‌های قابل اجرایی برای کارکنان خود ترسیم کرده‌اند. برای اجرای کامل و بدون دردسر این دستورالعمل‌ها برقراری ارتباط و از همه مهم‌تر درک کارکنان سازمان در اولویت قرار دارد.
اگر کارکنان مفاهیم کلیدی این قوانین را به درستی دریابند شرکت می‌تواند با افزایش بازدهی، خواسته‌های سهام‌داران را برآورده کند. به عبارت دیگر درشرکت‌ها بخش مدیریت خط‌مشی باید فعال و پی‌گیری باشد. برای بسیاری شرکت‌ها این سیاست‌ها به سه دسته تقسیم می‌شوند:
- مشخص کردن خط مشی‌ها، مانند قیمت‌گذاری محصولات
- نظارت، مانند سلامت، امنیت و فرصت‌های برابر
- بخش اطلاعاتی، مانند امنیت یا چگونگی مصرف سرمایه
متاسفانه بسیاری از مدیران عمده‌ی توجه خود را به بخش نظارت معطوف می‌کنند، در حالی که دو بخش دیگر نیز در افزایش بازدهی شرکت‌ها اهمیت زیادی دارند. این سیاست‌ها علاوه بر موارد استفاده‌ی معمول سبب تولید ارزش افزوده نیز می‌شود. برای دست‌یابی به این نتایج باید ارتباط خوبی بین اجزای این بخش برقرار باشد.
با این اوصاف چرا شرکت‌ها با استفاده از این برنامه‌ریزی‌ها و سیاست‌ها، به اهداف خود نمی‌رسند؟ مهم‌ترین دلیل این است که این دستورالعمل‌ها چندان قابل فهم نیستند- زیرا در بیش‌تر مواقع تهیه و تنظیم این قوانین بر عهده‌ی افراد ناوارد، گذاشته می‌شود.
این افراد بدون مشورت با دیگران و بدون در نظر گرفتن شرایط قوانین را تنظیم می‌کنند. در حالی که باید پیش از هر کاری پیش‌نویس قوانین را برای افراد صاحب‌نظر بفرستند. مدیران مسوول نیز از قبول مسوولیت سرباز می‌زنند و کار را به افراد نالایق می‌سپارند. مطابق قانون Sarbanes-Oxley Act در آمریکا ”برای افزایش اطاعت از قوانین و سیاست‌ها، بخش مدیریت باید همکاری بیش‌تری در این زمینه داشته باشد.“
چه چیز را باید مدیریت کنیم؟ برای تمام قوانین نظارتی و اجبارها اصول مدیریت مشابهی وجود دارد. قبل از هر چیز باید مفهوم نظارت را به درستی درک و هماهنگی آن را با سازمان خود بررسی کنیم. در صورت مثبت بودن نتیجه باید آستین‌ها را بالا بزنیم.
سپس رابطه‌ی آن‌را با سیاست‌ها، روش‌ها، ابزارها و تنظیمات موجود بررسی می‌کنیم. در مرحله‌ی بعد باید اطلاعات و قوانین موجود را ارتقا داده، مدیریت نوینی را با توجه به شرایط اعمال کنیم. در پایان با استفاده از ابزارهای مخصوص، بازدهی این سیستم به روز شده را بررسی می‌کنیم.
یکی از پیامدهای ناخوشایند نظارت ”اثبات پرونده‌ها و ارایه‌ی شواهد“ است. هیچ کس از کاغذ بازی لذت نمی‌برد، اما این کار امری ضروری است. در بسیاری از موارد می‌توانیم از نرم‌افزارهای موجود کمک بگیریم. البته در این صورت هم نباید گمان کنیم همه‌ی افراد با رغبت از نظارت استقبال می‌کنند. در این صورت فقط شرکت کنترل امور را بهتر در دست می‌گیرد.
قوانین نظارتی ابزاری برای مهار قدرت بیش از اندازه‌ی شرکت‌های بزرگ هستند.
امید می‌رود که این قوانین روح رقابت و ابداع را در میان شرکت‌های کوچک و متوسط از بین نبرد و مولد مشاغل بدون نظارت در سراسر جهان نباشد.
نویسنده : مایک آنتونی (www.ComputerWeekly.com)
مترجم : نازنین کی‌نژاد
ناشر : همکاران سیستم
مدیران ارشد مشاغل کوچک و متوسط به اشتباه گمان می‌کنند که بار عظیم قوانین نظارتی بر ماندگاری آن‌ها سنگینی می‌کند. این اشتباه قابل بخشایش است. البته این افراد چندان هم به بیراهه نرفته‌اند، اما مسلم است که فواید نهفته‌ی این نظارت را از یاد برده‌اند.
در سال‌های گذشته قوانین ناظر بر مشاغل افزایش چشم‌گیری داشته است. در این بین دو تغییر رویه در دو سال گذشته عوامل مهم این تغییر را تشکیل می‌دهند. یکی اعمال شدید قانون و مجازات‌های سخت برای نقض آن و دیگری برخی دعواهای قضایی که شعارهای کارگران فنی به آن دامن زده است.
در گذشته اجرا و پذیرش یک قانون چیزی بیش از امضا و تایید قوانین و سیاست‌ها نبود. در حالی که امروزه نه تنها شرکت باید بار مسوولیت را به عهده بگیرد، بلکه اشخاص نیز باید رضایت و اطاعت خود را از این سیاست‌ها اعلام کنند.
افراد همواره این موانع را مانند مانعی برای دور زدن در نظر می‌گیرند، در حالی که استفاده‌ی صحیح از این قوانین بر قابلیت‌های تولیدی شرکت‌ها می‌افزاید.
بیش‌تر سازمان‌ها، از جمله مشاغل کوچک و متوسط، خط‌مشی‌های قابل اجرایی برای کارکنان خود ترسیم کرده‌اند. برای اجرای کامل و بدون دردسر این دستورالعمل‌ها برقراری ارتباط و از همه مهم‌تر درک کارکنان سازمان در اولویت قرار دارد.
اگر کارکنان مفاهیم کلیدی این قوانین را به درستی دریابند شرکت می‌تواند با افزایش بازدهی، خواسته‌های سهام‌داران را برآورده کند. به عبارت دیگر درشرکت‌ها بخش مدیریت خط‌مشی باید فعال و پی‌گیری باشد. برای بسیاری شرکت‌ها این سیاست‌ها به سه دسته تقسیم می‌شوند:
- مشخص کردن خط مشی‌ها، مانند قیمت‌گذاری محصولات
- نظارت، مانند سلامت، امنیت و فرصت‌های برابر
- بخش اطلاعاتی، مانند امنیت یا چگونگی مصرف سرمایه
متاسفانه بسیاری از مدیران عمده‌ی توجه خود را به بخش نظارت معطوف می‌کنند، در حالی که دو بخش دیگر نیز در افزایش بازدهی شرکت‌ها اهمیت زیادی دارند. این سیاست‌ها علاوه بر موارد استفاده‌ی معمول سبب تولید ارزش افزوده نیز می‌شود. برای دست‌یابی به این نتایج باید ارتباط خوبی بین اجزای این بخش برقرار باشد.
با این اوصاف چرا شرکت‌ها با استفاده از این برنامه‌ریزی‌ها و سیاست‌ها، به اهداف خود نمی‌رسند؟ مهم‌ترین دلیل این است که این دستورالعمل‌ها چندان قابل فهم نیستند- زیرا در بیش‌تر مواقع تهیه و تنظیم این قوانین بر عهده‌ی افراد ناوارد، گذاشته می‌شود.
این افراد بدون مشورت با دیگران و بدون در نظر گرفتن شرایط قوانین را تنظیم می‌کنند. در حالی که باید پیش از هر کاری پیش‌نویس قوانین را برای افراد صاحب‌نظر بفرستند. مدیران مسوول نیز از قبول مسوولیت سرباز می‌زنند و کار را به افراد نالایق می‌سپارند. مطابق قانون Sarbanes-Oxley Act در آمریکا ”برای افزایش اطاعت از قوانین و سیاست‌ها، بخش مدیریت باید همکاری بیش‌تری در این زمینه داشته باشد.“
چه چیز را باید مدیریت کنیم؟ برای تمام قوانین نظارتی و اجبارها اصول مدیریت مشابهی وجود دارد. قبل از هر چیز باید مفهوم نظارت را به درستی درک و هماهنگی آن را با سازمان خود بررسی کنیم. در صورت مثبت بودن نتیجه باید آستین‌ها را بالا بزنیم.
سپس رابطه‌ی آن‌را با سیاست‌ها، روش‌ها، ابزارها و تنظیمات موجود بررسی می‌کنیم. در مرحله‌ی بعد باید اطلاعات و قوانین موجود را ارتقا داده، مدیریت نوینی را با توجه به شرایط اعمال کنیم. در پایان با استفاده از ابزارهای مخصوص، بازدهی این سیستم به روز شده را بررسی می‌کنیم.
یکی از پیامدهای ناخوشایند نظارت ”اثبات پرونده‌ها و ارایه‌ی شواهد“ است. هیچ کس از کاغذ بازی لذت نمی‌برد، اما این کار امری ضروری است. در بسیاری از موارد می‌توانیم از نرم‌افزارهای موجود کمک بگیریم. البته در این صورت هم نباید گمان کنیم همه‌ی افراد با رغبت از نظارت استقبال می‌کنند. در این صورت فقط شرکت کنترل امور را بهتر در دست می‌گیرد.
قوانین نظارتی ابزاری برای مهار قدرت بیش از اندازه‌ی شرکت‌های بزرگ هستند.
امید می‌رود که این قوانین روح رقابت و ابداع را در میان شرکت‌های کوچک و متوسط از بین نبرد و مولد مشاغل بدون نظارت در سراسر جهان نباشد.
نویسنده : مایک آنتونی (www.ComputerWeekly.com)
مترجم : نازنین کی‌نژاد
ناشر : همکاران سیستم