هفت عامل برای تبدیل "قرارداد" از مبنایی برای تعاملات کاری به کاغذی برای قشنگی!

در هنگام فروش یک محصول آماده و یا تولید یک سیستم جدید نرم افزاری، مانند همه موارد رایج در صنعت و تجارت، یک قرارداد یا موافقت نامه بین فروشنده و خریدار و یا پیمانکار و کارفرما منعقد می شود.
این سند که در آن تمامی تعهدات طرفین و شیوه تعامل آنها با یکدیگر، محصولات پروژه، زمانبندی و شیوه پرداخت روشن می شود را می توان مهمترین مستند بین دوطرف دانست که با امضاء دو طرف جنبه حقوقی به خود گرفته و در صورت اختلاف می تواند در مراجع ذیصلاح مورد استفاده قرار گیرد.
اما ....
از یکسو فروشنده و یا پیمانکار خیلی خود را مقید به آن نمی داند، معمولا پروژه های نرم افزاری -شاید مثل همه پروژه ها در ایران- با تاخیر ها و نقص های کوتاه و بلندی مواجه می شود که باعث می شود زمانبندی پروژه دقیقا رعایت نشود و محصولات نهایی با توافق اولیه متفاوت باشند.
از سوی دیگر خریدار و یا کارفرما نیز، اغلب تعهدات خود -مشخص شده در موافقت نامه- را نادیده گرفته و شرایطی که باید برای اجرا فراهم کند و پرداخت مبالغ موافقت نامه در مواقع تعیین شده را رعایت نمی کند، سطح توقعات خود را بیش از آنچه در موافقت نامه تعریف شده دانسته و بدون افزایش قرارداد، محصولات و تعهدات طرف دیگر را افزایش می دهد.


با وجود اینکه همگان اهمیت موافقت نامه یا قرارداد ها را می دانند چرا این اتفاق می افتد؟ هفت دلیل را اینجا ذکر می کنم:

1-درست ننوشتن و نخواندن موافقت نامه: اغلب موافقت نامه ها به درستی نوشته نمی شوند و یا خوانده نمی شوند، طبیعتا درست هم اجرا نمی شود. به عبارت دیگر، موافقت نامه در هنگام نگارش تعریف کننده موراد لازم نیست و تازه کسی که آن را هم امضاء می کند، آن را درست مطالعه نمی کند که بداند به چه چیزی تعهد داده است. پس طبیعی است که در موقع اجرا، به آن عمل نشود.
2- موافقت نامه های مبهم: وجود ابهام در موافقت نامه ها، بسیاری از موافقت نامه ها به عمد و یا به سهو دارای ابهاماتی است که باعث می شود نتوان در موارد بروز اختلاف، تصمیم گیری قاطعی در مورد آن داشت. داشتن ابهام، مساله ای است که همانگونه که گفتم به عمد توسط نویسندگان زرنگ موافت نامه ها ایجاد شده و به آن افتخار هم می کنند.
3- قرارداد های یکطرفه: بسیار دیده ام که موافقت نامه کاملا یک طرفه و به سود یک طرف تنظیم می شود. در این شکل قراردادها، بیشتر از جانب کارفرما یا خریدار بند هایی به قرارداد اضافه می شود که کاملا به نفع خودش است و منافع طرف دیگر را نادیده گرفته و یا اجرای موافقت نامه را خارج از توان طرف دیگر می کند. عدم قبول تعهدات ساده برای خود در عین گذاشتن قیدهای خیلی سخت برای طرف دیگر از اینجمله است. معمولا به این قرارداد ها ترکمنچای می گویم و شده است که چنین موافقت نامه ای را امضاء نکنم، اگر چه برای توافق پیش از آن زحمت زیادی کشیده باشیم.
4- عجله و یا خستگی ناشی از بازاریابی: معمولا عقد قرارداد به عنوان آخرین گام فروش نرم افزار و یا گرفتن سفارش پروژه است، لذا تیم های فروش گاهی آنقدر عجله می کنند تا حتما فروش را با هر شرایطی محقق کنند و یا آنقدر رفتن و آمدن ها و مذاکرات طولانی آنها را خسته کرده است که صرفا امضای یک قرارداد راضیشان می کند.
5- عدم هماهنگی بین قرارداد و تخمین های پروژه: در برخی مواقع نویسنده، امضاء کننده و یا خواننده قرارداد متفاوت از تیم تولید یا نصب سیستم است (که اغلب اینگونه نیز هست) به همین دلیل ممکن است توافق کنندگان شرایطی را بپذیرند که عملا اجرای آن توسط تیم های پیاده ساز و یا راه اندازی آن توسط استفاده کننده اصلی در زمانبندی مقرر و یا با داشته های موجود غیر ممکن باشد، این مساله باعث می شود که قرارداد نرم افزاری از اجرایی شدن ساقط شود.
6- رابطه دوستی بین کارفرما و پیمانکار: پیش می آید که پس از عقد موافقت نامه، یک رابطه نزدیک بین کارفرما و پیمانکار شکل می گیرد. این رابطه باعث می شود که دو طرف به نوعی با یکدیگر کنار بیایند و به عدم اجرای برخی تعهدات توجه نکنند. اگر چه در نگاه اول این کنار آمدن دوستانه بد نیست، اما چون همه رابطه بین دو طرف در نهایت بر اساس مسائل مالی و تجاری است، اگر مسائل به شکل غیر قابل تحمل در بیاید، باعث می شود همان دوستی اولیه نیز خراب شود. ضمن اینکه دو طرف چون ابتدا به شکل دوستانه به مساله نگاه کرده اند، در صورت شکست پروژه احساس خسران بیشتری داشته باشند.
7- قراردادهای صوری: برخی مواقع، یک قراراداد فقط جنبه صوری و ظاهری دارد و توافقات بین دو طرف، همه بر اساس مسائل شفاهی صورت می گیرد و نوشتن قرارداد صرفا به دلیل رفع حساسیت های نظارتی است تا در صورت مراجعه بگویند که قرارداد خوبی دارند. اما در واقع به شکل دیگری عمل می کنند.
شاید بتوان ده ها دلیل دیگر نیز بر شمرد، اما نکته مهم آن است که به عنوان هر یک از طرفین قرارداد، نباید بگذارید که قرارداد صرفا در حد یک نوشته باقی بماند، باید به آن وفادار بود و تعهدات آن را جدی گرفت