Portal چیست؟
پیش از آنکه بدانیم EIP چیست، ابتدا بهتر است نگاهی به مفهوم Portal داشته باشیم.
میلیونها کاربر پیش از آنکه درک دقیقی از پرتالهای اولیه و ارتباط آنها داشته باشند از این فناوری استفاده کردهاند. اطلاعات موجود در دنیای فناوری اطلاعات به صورت انفجاری در حال افزایش است و این روند کاربرد گسترده و عمومی پرتالها را به عنوان وسیلهای برای آسان کردن و سرعت دادن به سازماندهی، ارزیابی و انتخاب این اطلاعات ضرورت بخشیده است.
عبارت پرتال از مفاهیمی است که در IT بسیار نامناسب به کار برده شده است. ارایهی تعریفی دقیق برای این واژه بسیار مشکل است؛ زیرا مفهوم آن در زمانهای متفاوت تغییر کرده است.
زمانی که موتورهای جستوجو در محیط اینترنت عمومیت داشت، مفهوم پرتال به طور کلی به معنی عملیاتی بود که در به دست آوردن اطلاعات به کاربر کمک میکرد. چند سال بعد زمانی که My Yahoo به عنوان نسل بعدی موتور جستوجو با امکاناتی از قبیل دستورالعملهای شخصیسازی و گردآوری اطلاعات ترکیب شد، نام پرتال اینترنت را به خود گرفت.
و در نهایت میتوان از پرتال به عنوان "سایت بزرگ آغازین برای کاربرانی که به اینترنت وصل میشوند" و یا ”سایت بزرگ در بردارندهی نقاط اتصال (لینک) به سایتهای دیگر" یاد کرد.
جدا از مفهوم واقعی و تعریف پرتال، میتوان به هدف اصلی آن اشاره کرد که "تهیهی محیط یا رابطی واحد برای سادگی و سهولت دستیابی کاربر به اطلاعات مورد نیاز" است. آشکار است که با به دست دادن اطلاعات مورد نیاز میتوان کاربر را در تصمیمگیریهای عملیاتی و استرتژیک یاری رساند.
تعریف EIP
بر خلاف مفهوم پرتالهای اولیه، عبارت EIP یا Enterprise Information Portals مفهوم جدیدتری است. تعریف اولیه آن در سال 1998 توسط Christopher Shilakes و Julie Tylman از Merrill Lynch's Enterprise Software Team ابداع شد. آنها این عبارت را به صورت زیر تعریف کردهاند:
EIP عبارت از کاربردهایی است که امکان آزادسازی و ارایهی اطلاعات نگهداری شده را در داخل یا بیرون سازمان فراهم میکند. همچنین برای دستیابی به اطلاعاتی که کاربران را در تصمیم گیریهای آگاهانه تجاری یاری میکند، یک درگاه مجزا و متناسب، تهیه میکند.
به عبارت دیگر EIP آمیختهای از نرمافزارهای کاربردی است که یکپارچگی، مدیریت، آنالیز و توزیع اطلاعات داخلی یا بیرونی سازمان را بر عهده دارد. این نرم افزارها در راستای تجارت آگاهانه، مدیریت مستندات، انبارهی اطلاعاتی، مدیریت کاربردهای اطلاعاتی و ... به کاربرده میشود.
عبارت EIP ترکیبی از بهترین platformها با کاربردهای طراحی شده است که از آن به منظور گسترش دانش داخلی و بیرونی سازمان استفاده میشود. این ترکیب گسترهی وسیعی از کاربران به عنوان شرکای تجاری، کارکنان و مشتریان است که هر کدام از آنها با یک ورودی از طریق اینترنت با این ابزار در ارتباط هستند.
در برخی سازمانها، پرتالها، ابزاری برای مدیریت دانش سازمان هستند و برخی دیگر از سازمانها در تهیه و ارایهی راهحلهای وسیعی که تمامیت پیچیدهای دارند، از پرتالها بهره میبرند.
عناصر و ویژگیهای مهم EIP :
در حالی که تعریف کامل EIP در مراحل اولیه است، برخی عناصر و ساختارها برای محصولاتEIP در نظر گرفته شده است. یک EIP کامل باید شامل امکاناتی برای امنیت، واسط کاربر، موتورهای جستوجو ، فهرستبندی یا کاتالوگبندی ، مدیریت مدارک و مستندات، ابزارهای هوشمند تجاری، شخصیسازی، بومیسازی، تمامیت اطلاعات و کاربردها باشد.
امکاناتEIP و علت نیاز به آن:
- ارایهی یک رابط و نقطهی دسترسی مشترک به تمام دادههای داخلی و بیرونی سازمان به نحوی که مکانیابی و گردآوری و دستهبندی و دستیابی به اطلاعات به سادگی و سهولت انجام گیرد.
- امکان دسترسی به اطلاعات متناسب با نیازهای کاربران، شامل دادههای ساختاری یا غیرساختاری بدون توجه به محل و شکل آنها.
- تنها با یک موتورجستوجو و با یک سوال خواسته شده امکان یافتن اطلاعات بدون نیاز به مراجعه به مقاصد متفاوت و گردآوری گونههای اطلاعاتی وجود خواهد داشت. نتایج جستوجو متناسب با مفاهیم و نیاز کاربر گردآوری و ارایه میشود.
- به موازات گسترش دانش در اینترنت،EIP امکان فیلتر هوشمند دادهها را از منابعی مانند انبارهی دادهها، متنها، فیلمهای ویدیویی و نامههای پستی در اختیار استفاده کنندگان قرار میدهد. این امکان از انفجار اطلاعاتی که کارآیی را کاهش میدهد، جلو گیری میکند.
EIP به عنوان ابزاری برای مکانیسم اشتراک دانش
اشتراک دانش را میتوان به عنوان استفاده از منابع سازمانها به منظور جستوجو و گردآوری تمام دانشهای موجود در نظر گرفت. از این رو اگر توابعEIP را به عنوان یک فناوری مدیریت دانش بنگریم، میتوانیم از آن به عنوان ابزاری برای انجام فرآیند اشتراک دانش استفاده کنیم.
EIP نوع دیگری از فناوری است که سازمانها میتوانند از آن به عنوان platform ی برای پروژههای مدیریت دانش استفاده کنند.
EIP برای ایجاد و مدیریت منبع دانش طراحی شده و دارای تابعهای بسیاری برای استفاده از سرمایهی دانش در سازمانهاست. از همین روست که به عنوان یک فناوری مدیریت دانش در سازمانها پذیرفته شده است و کاربران در انتظار رشد هرچه سریعتر آن هستند.
از زاویهی دید فناوری مدیریت اطلاعات، EIP میتواند گسترشی برای شبکههای جهانی اینترانت به شمار آید، زیرا اینترانت در گردآوری اطلاعات از منابع دادهها و همچنین سازماندهی اطلاعات و نمایش آن به صورتی روشن و مختصر توانایی چندانی ندارد. همچنین کاربر باید، از چگونگی گردآوری و دستهبندی اطلاعات آگاه باشند. با وجود این کاستیهای اینترانت نمیتواند امکان به اشتراکگذاری دانش را در سازمانها برآورده کند. رشد اطلاعات و استفاده از آن بدون ابزار مناسب، کابوسی خواهد بود که کاربران را گرفتار خواهد کرد.
نویسنده : سید رسول سیفینیا - کارشناس ارشد طراحی سیستمها
ناشر : همکاران سیستم