حسابداری جز جدایی ناپذیر فعالیت­ های اقتصادی است که همیشه با آن همراه بوده است. در گذشته حسابداری به صورت دستی انجام می ­شد اما امروزه با پیشرفت تکنولوژی، حسابداری نیز به وسیله نرم ­افزارهای کامپیوتری صورت می­ گیرد. استفاده از نرم افزار حسابداری نیازمند فضای ذخیره ­سازی اطلاعات است. از جمله فضاهایی که برای ذخیره اطلاعات در اختیار کاربران قرارگرفته است کامپیوتر مرکزی، فضای ابری یا وب است.
در گذشته ثبت فعالیت­ های حسابداری به صورت دستی انجام می­ گرفت و این امر مستلزم نگهداری پرونده ­های زیادی بوده است. هنگامی که شما وارد یک دفترکار می­ شدید زونکن ­ها و پوشه­ های مملو از کاغذ را مشاهده می­کردید.برای پیدا کردن یک گزارش از میان این پوشه ­ها (با فرض بایگانی صحیح) وقت زیادی صرف می ­شد. اما امروزه با یک سیستم کامپیوتری و خط اینترنت عملیات حسابداری از طریق نرم ­افزارهای مربوطه با سرعت و دقت بیشتری انجام می­ گیرد. به کارگیری نرم افزارحسابداری استفاده از کاغذ را تا حد زیادی کاهش داده و دسترسی به اطلاعات را سرعت می­ بخشد.
تعریف نرم افزار حسابداری
به طور کلی نرم ­افزار برنامه ای است که برای کامپیوتر طراحی می­ شود. منظور از نرم افزار حسابداری، برنامه ­ای کامپیوتری است که از طریق آن شما می ­توانید امور مالی و فعالیت ­های اقتصادی خود را مدیریت کنید.استفاده از نرم ­افزار حسابداری به شما امکان می­ دهد که در مقایسه با روش سنتی سرعت بیشتری در ثبت اسناد و گزارش گیری داشته باشید. همچنین با توجه به اینکه در زمان معین می­ توان اطلاعات بیشتری را ثبت نمود افراد کمتری برای کار حسابداری مورد نیاز هستند که این موضوع به سهم خود باعث کاهش هزینه خواهد شد.به وسیله استفاده از نرم افزار حسابداری شما قادر خواهید بود در هر زمان با کلیک بر روی یک تیتر گزارش مربوط به آن روز را دریافت کنید این در حالی است که آماده­کردن آن به صورت دستی می ­تواند بسیار وقت گیر باشد. علاوه بر آن شما می توانید در لحظه، میزان درآمد خود را مشاهده کنید و با مراجعه به جزئیات متوجه شوید که درآمد شما از هر قسمت کسب­ و کار چقدر بوده است. همچنین هزینه ­های شرکت را شناسایی کنید و بدانید کدام یک قابلیت کم شدن یا حذف شدن را دارند.به زبان ساده می­توان گفت نرم ­افزار حسابداری به مدیران این امکان را می ­دهد تا در هر زمان که احساس نیاز کنند، به گزارش­های مالی بنگاه خود با اطمینان از صحت مطالب دسترسی داشته ­باشند. نرم افزاری­های حسابداری امروزه به صورت لوکال Local (تحت ویندوز یا مک) و تحت وب (آنلاین و ابری) در دسترس می­ باشند.
ویژگی نرم افزار حسابداری تحت ویندوز (دسکتاپ یا local)
نرم افزارهایی که در قالب شبکه داخلی شرکت اجرا می­ شوند و بر روی یک سیستم مرکزی نصب شده و اطلاعات بر روی سرور آن ذخیره می­ شود در اصطلاح نرم افزار لوکال Local نامیده می ­شوند.برای انجام حسابداری نیاز به یک نرم­ افزار جامع داریم که تمام بخش ­های مربوطه بتوانند از آن استفاده کنند. به این معنی که بخش خرید، انبار، پرسنل و … هر کدام بتوانند اطلاعات مربوط به خود را در سیستم وارد کنند. نرم افزار به گونه ­ای برنامه ریزی شده که این اطلاعات در محل خود قرار گرفته و برای تمام قسمت ­هایی که به آن نیاز دارند قابل استفاده است و نیازی نیست تا فایل اطلاعات هر بخش به بخش دیگر انتقال پیدا کند.هرچند استفاده از این سیستم نرم افزاری بعد از سیستم دستی حسابداری پیشرفت بزرگی محسوب می ­شود اما محدودیت ­های خاص خود را دارد که از جمله می توان به محدودیت دسترسی به اطلاعات اشاره کرد به این معنی که شما در صورت نیاز به گزارش حسابداری فقط می­ توانید با حضور در شرکت و پشت سیستم مربوطه به اطلاعات دسترسی پیدا کنید.
ویژگی نرم افزار حسابداری تحت وب (ابری و آنلاین)
با ورود اینترنت به کسب ­و کارها و تسهیل فعالیت­ شرکت­ ها، نیاز به نرم افزارهای حسابداری فعال از طریق اینترنت ایجاد شد. شرکت­ های مختلفی اقدام به تولید نرم ­افزارهای تحت وب نموده اند. مکانیزم عمل این نرم افزار به این صورت است که می ­توانید از طریق اتصال به اینترنت و مرورگر به نرم ­افزار دسترسی پیدا کرده، استفاده کنید.از مهمترین مزایای نرم افزار حسابداری تحت وب می توان به امینت، دسترسی سریع، استفاده توسط کاربران نامحدود و پشتیبان­گیری دقیق اشاره کرد.بدون شک مزایای نرم­ افزار حسابداری آنلاین آنقدر هست که ما را متقاعد کند تا از نرم­افزارهای لوکال دست بکشیم. همانطور که گفته شد یکی از ویژگی‌های نرم افزار تحت وب دسترسی راحت در هر زمان و محلی که امکان اتصال به اینترنت هست، می­ باشد. به عبارتی کاربران ملزم به حضور در محل شرکت نیستند.از طرفی برخلاف نرم افزارهای تحت ویندوز که کاربران محدودی می ­توانند از نرم­ افزار بهره مند شوند، کاربران قابل تعریف برای نرم افزار حسابداری آنلاین یا تحت وب تقریبا نامحدود هستند.از ویژگی­ های بسیار مهم این نرم ­افزار امنیت بالای آن است. شاید ذخیره اطلاعات در سرور خارجی یا فضای ابری برای برخی نگران کننده باشد اما فقط کافی است تا تصور کند در نرم افزار تحت ویندوز یا لوکال تمامی اطلاعات حسابداری شرکت بر روی سیستم کامپیوتری ذخیره می‌شود که احتمال دارد دچار ویروس شود یا ایراد سخت افزاری پیدا کند که گاهی اوقات جبران ناپذیر هستند. اما با استفاده از نرم افزار حسابدری تحت وب لازم نیست نگران این مشکلات باشید. البته استفاده از هر کدام از نرم­ افزارها هزینه هایی را به ما تحمیل می­ کند که در مقایسه با خدمت ارائه شده مبلغ قابل ­توجهی نیست.
تفاوت نرم افزار حسابداری آنلاین و ابری
اساسا ابر بستری است که در آن داده ­ها و نرم ­افزار­ها را در هر مکان و از هر دستگاهی که قابلیت اتصال به اینترنت را داشته باشد، در دسترس قرار می دهد. در نرم افزار‌های معمولی (دسکتاپ) هارددیسک محل اصلی ذخیره سازی داده‌های شماست. اما در نرم ­افزار ­حسابداری ابری مرکز اصلی فضایی در اینترنت است که در ازای دریافت هزینه در اختیار شما قرار گرفته است.در نرم ­افزار حسابداری آنلاین داده­ ها روی یک سرور فیزیکی که به اینترنت متصل است نگهداری می ­شوند و از هر جا که بتوانیم به اینترنت متصل شویم قابل دسترسی است.به طور کلی می­ توان گفت نرم افزار حسابداری آنلاین و ابری از نظر عملکرد مشابه هم هستند و سرعت و دقت عملیات حسابداری را تا حد زیادی بهبود می­ بخشند این نرم افزارها بیشتر مورد علاقه مدیران هستند، زیرا امکان نظارت در هر لحظه و مکان را فراهم می ­آورند.
جمع بندی و نتیجه گیری
با پیشرفت تکنولوژی استفاده از نرم ­افزارها در انجام کار امری اجتناب ­ناپذیر است. در انتخاب نرم ­افزار حسابداری سرعت دسترسی به داده‌ها از اولویت­ های یک حسابدار است. نرم افزار حسابداری آنلاین و ابری این امکان را فراهم می آورد تا در هر لحظه و هر مکان بدون نیاز به نصب نرم افزار از طریق هر دستگاه متصل به اینترنت به گزارش­ های مالی شرکت دسترسی داشته باشید.

نرم افزار حسابداری تحت وب حسابی
منبع:
https://hesabi.online/