اول اینکه این نمونه فقط یک نمونه است!
فقط به شما ایده میده برای چگونگی کار - البته با حفظ همین ساختار و انجام تغییرات جزئی طبق نیازهاتون میتونین در هر برنامه ای ازش استفاده کنین.

در کد بالا فرض بر این هست که شما فیلدی به نام LetterNumber (همون شماره نامه) از نوع string دارین، دیگه Ncode رو کاری باهاش نداریم.
هم در طراحی جدول باید این فیلد باشه، هم در فرم.
اون تابع ValidLetterNumber هم کنار بقیه توابع مشابه قرار میگیره.

در تابع ValidateForm این بلوک رو قبل از بقیه بلوک ها اضافه میکنین:
x = ValidLetterNumber(Me.LetterNumber)
If x <> OK Then
D.Add x, D.Count
End If