ERP (Enterprise resource planning

یکی از آخرین فن اوریهای اطلاعات در زمینه تحول سازمانها ، مدیریت یکپارچه منابع سازمان معروف به ERP است.هدف اصلی دراین فناوری، نفوذ ITدر تمام مراحل فعا لیتهای یک سازمان
یا بنگاه اقتصادی است تا منابع مختلف با یکدیگر و رعایت تبادلات منطقی بین هم ، خروجی یکپارچه ای ارائه کنند.

هر سازمان از چند بخش یا زیر مجموعه تشکیل شده است ،مانند واحدهای تولیدی ، واحدهای
منابع انسانی ، مالی و غیره می باشند. هر واحد دارای وظایف و فرایند و اهداف خاص خود میباشد.از این رو گرچه در بالاترین سطح مدیریت تنها یک هدف نهایی وجود دارد ، اما آن را
به صورت اهداف استراتژیک ویژه هر واحد استراتژیک در سازمان تقسیم کرده و بر اساس آن
وظایف جداگانه ای برای هر زیر بخش یا واحد سازمانی تعریف میشود.

از این رو به راه حلی نیاز است تا وظایف و فرایندهای مختلف در یک سازمان به صورت یکپارچه و به یک حلقه یا زنجیر واحد تبدیل شود تا منتهی به یک ارزش کلی برای سازمان
و مشتریهایش گردد .

با این شیوه ، مدیریت سازمان با استفاده از داده های کل سازمان میتوان در زمان مناسب تصمیم گیری کند.این برای مشتری برای کاهش زمان و هزینه در دستیابی به کالا یا خدمات مورد نیاز میباشد.




تعریف ERP(Enterprise resource planning):

Erpتمام بخشها و وظایف را در سرتاسر شرکت درون یک سیتم رایانه ای یکپارچه میکند به نحوی که نیازهای خاص تمام بخشهای سازمان در این سیستم پشتیبانی میشود.

Erp تنها یک سخت افزار یا یک نرم افزار نیست ، بلکه یک مجموعه فکر ،معماری ،عملکرد ، وانگیزه برای دستیابی یک سازمان اقتصادی به اهداف سود اوری و رضایت مشتری است.

Erpیک فکر ،فناوری و سیستم برای مدیریت با کارایی بالا روی منابع مختلف در کل یک سازمان است.در نتیجه بالا بردن کارایی و بهره وری سازمان و افزایش مشتری انجام میگیرد.


ماژولهای استاندارد در ERP:

• مالی
• منابع انسانی
• پشتیبانی
• مدیریت مواد
• مدیریت پروژه
• فروش و توزیع
• مدیریت تعمیر و نگهداری
• مدیریت اموال و دارایی
• برنامه ریزی استراتژیک
• حسابداری و قیمت تمام شده
• کنترل و عملیات
• کیفیت
• برنامه ریزی تولید
• مدیریت خدمات مشتری
• توسعه تولید
• طرح و توسعه
• تولید
• استراتژیهای بازاریابی
• مدیریت خزانه
• مدیریت حلقه تامین


مزایای ERP :

• افزایش کارایی.
• کاهش تاخیرها و سیکل زمانی اجرای سفارشات.
• بهینه سازی ظرفیت منابع تولید و خدمات.
• کاهش در هزینه های پنهان
• افزایش ارزش سهام.
• افزایش توان پاسخ دهی وخدمات بیشتر به مشتری .
• یکپارچگی بیشتر در توزیع اطلاعات دقیق از عملکردهای مختلف ، برای اتخاذ بهتر و
به موقع تصمیمات.
• سازگاری و چابکی در تمام عملکردها در زنجیره جریان فعالیتها

نکات مهم درپیاده سازی erp :

1- پرسنل علاقه ای به تغییر ندارند . Erpانتظار دارد پرسنل نحوه انجام کارهای خود را تغییر دهند .همین یکی از دلایل مشکلات پیاده سازی سیستمهای erp است.
.
2- پیاده سازی یک سیستم erpهزینه های متعدد و متنوعی غیر از هزینه خرید نرم افزار را به همراه دارد .عمده این هزینه ها در آموزش، مشاوره ، تغییر زیر ساختهای سازمانی (در صورت نیاز) و دوباره کاریها و ازمایش یکپارچه سازی هزینه های تبدیل فرمتها و زیر ساختهای قبلی به شرایط جدید.


دلایل استفاده از erp در سازمانها :

• یکپارچه سازی اطلاعات مالی.
• یکپارچه سازی اطلاعات سفارشات.
• استاندارد سازی و سرعت در فرایندهای تولید
• کاهش حجم انبارداری
• استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی


یکپارچه سازی اطلاعات مالی:

تا صاحبان سرمایه در شرکتها بتوانند درک دقیقی از عملکرد سازمان خود پیدا کنند .اتفاقات زیادی در سازمان رخ میدهد و اطلاعات انها را از جامعیت و دقیق بودن منحرف میکند. اطلاعات مالی از درامد، با اطلاعات فروش و دیگر واحدهای سازمان که در امر فروش دخیل
هستند متفاوت است.

یکپارچه سازی اطلاعات سفارشات:

شرکتها میتوانند به راحتی عملیات و مراحل هر فرایند مانند سفارشات را ردیابی و مدیریت


کنند علاوه بر ردیابی در مراحل اداری و حسابداری ، هماهنگی همزمان در مراحل طراحی و تولید ، انبارداری و حمل میتواند اعمال گردد.


استاندارد سازی و سرعت در فرایندهای تولید:

سیستمهای erpبا روشهای استاندارد برخی مراحل فرایندهای تولیدی ر ا اتومات می کند استاندارد سازی ان فرایندها واستفاده از یک سیستم یکپارچه بجای چند سیستم رایانه مختلف میتواند موجب بالا بردن بهره وری وکاهش هزینه های سربار و صرفه جویی میشود.



کاهش حجم انبارداری:

Erpموجب نظارت همزمان بر اجرای فرایند در شرکت میگردد ، موجب کاهش دارایی انبار ی مواد ، کالاهای نیمه سوخته وکالاهای ساخته شده است ضمن اَ توزیع و تحویل کالا را دقیق و قابل قبول میکند .

استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی:
1- در سازمانهای دارای چند واحد سازمانی ، هماهنگی و مدیریت زمان و ارتباط بین منابع انسانی ، کاری ساده نیست .erpدر این زمینه کمک شایانی میکند
.
2-در به کار گیری erp نباید اشتباه کرد که سیستمهای erpتنها ارائه کننده یک روش عمومی برای یک همه شرکتها برای انجام کارهایشان هستند در بسیاری موارد باید این سیستمها را مطابق شرایط و نیازهای سازمان سازگار نمود .هر صنعت خصوصیات خاص خود را دارد.

3-برخی صنایع دارای محصولات قابل شمارش (اقلام فیزیکی) و برخی دیگر به صورت پیوسته (مانند روغن وغیره است این دو صنعت بایستی سیستمهای erpرا متناسب با نیاز خود سازگار واصلاح کند.


کاربردهای :erp


Erpبیشتر در سازمانهای با ابعاد قوی تولیدی اجرا میشود و مزایای مهمی از خودنشان داده است. این مزایا هم برای مشتری است وهم برای سازمان.
• مالی وبیمه
• خرده فروشی
• پست و ارتباطات
• حقوق
• اداری واجرایی
• خدمات انرژی و اب
• انتظامات و امنیت
• پشتیبانی و لجستیک
• بهداشت
• مسافرت و جهانگردی
• حمل و نقل عمومی
• دفاع
• سیاست گذاری و برنامه ریزی
• خدمات عمومی



آینده erp:


Erp 1تجزیه وتحلیل جامع و اداره پروژه ها و فعالیتهای سازمانی از ابتدا تا تکمیل و توزیع محصولات و خدمات در هر سازمان است.

2-خطر استفاده از منابع خارج از سازمان برای خدمات استراتژیک و مهم این است که کنترل کمتری روی انها خواهد بود و این همان چیزی است که مدیران پروژه نیاز دارند و فن اوری erp با ارتباط با سایر فناوریهای IT قار به حل آن میباشد.

3-بدون شناخت و مهارتهای erp ،پروژه های ITاز نظر هزینه یا زمان دچار صدمه و زیان میشوند .

4-در آینده شرکتهای بسیاری مشاهده میکنیم که تصمیم به اجرای ERPهمراه و مرتبط با سایر فن آوریهای اطلاعاتی میگیرند.

5-زحمات و پیچیدگی تامین و نگهداری سیستمهای نرم افزاری وسخت افزاری ویژه ERP و همچنین تامین هزینه های آن ، برای سازمانها ، خصوصاَ سازمانهای کوچک ممکن است غیر قابل اجرا باشد.

6-به همین دلیل لازم است که با مفهوم ASPآشنا شد تا بدون نگرانی از هزینه ، زمان و هر گونه تلاش فنی و سطح بالا در راه اندازی و نگهداری سیستمهای ERPبتوان از مزایای ان به خوبی استفاده نمود .

تعریف ASPو نقش آن در پیاده سازی ERP:

ASP-1 به سازمانهایی گفته میشود که خو د سخت افزارهای سرویس دهنده ، نرم افزار ، پرسنل متخصص برای اجرا و نگهداری سیستمها را نگهداری و مدیریت میکنند.هر سازمان که بخواهد میتواند با ارتباط مستقیم با شبکه های اختصاصی یا اینترنت از نرم افزار استفاده کند.

2-این شیوه خدمات ASPموجب ازاد شدن مدیران سازمانها از بسیاری از مسائل در سازمان مربوطه و پرداختن به شغل و مسولیت خود در سازمان میشود.

3-چنانچه فنآوری استفاده ساده و سریع سازمانها از مزایای ERPتوسط سازمانهای ASPتامین و به خوبی پشتیبانی گردد،قطعاَ نه تنها سازمانها بلکه مشتریها و نهایتاَ مردم بهره مند شده و موجب رفاه بیشتر مردم میشود.

مزایای فعلی ASPدر زمینه ERP:

• نرم افزار یا داده ها از محلهای مختلف و به طور همزمان در دسترس قرار میگیرند.
• عدم نیاز به کارمندان تخصصی و خاص برای اداره کردن یا توسعه بانکهای اطلاعاتی
• دسترسی سریع به هر راه حلی که امروز پیدا میشود.
• عدم نیاز به سرمایه گذاریها ی هنگفت در خرید و نگهداری سیستمهی جدید.
• پیوند و یکپارچگی اطلاعات فعالیتهای روزانه با سایت WEBمربوطه به سازمان استفاده کننده.
• عدم نیاز به پرداخت هزینه های مربوط به تغییرات ، توسعه و ویرایش جدید نرم افزارها و سخت افزارها.

یکپارچگی سیستمهای نرم افزاری معروف بهEAI :

با رایج شدن سیستم ERPدر دهه 1990 یکی از نیازها استفاده از سیستمهای موجود و داده های قدیمی درون سیستمهای ERP بود که این تنها با معرفی EAIمیسر گردید.
شرکتها ابتدا از فناوری نرم افزارهای CLIENT/SERVERاستفاده میکردند و سیستمهای مستقل متناسب با وظایف و عملکردهای هر بخش از سازمان را استفاده نمودند.سپس به سمت
ارتباط فرآیندها وپردازش داده های چند بخش از سازمان حرکت کردند.و همین تحول ضرورت
یکپارچگی سیستم ها را نشان می دهد.

چیزهای دیگر که موجب توسعه بازاز EAIگردید شامل نفوذ بسته های نرم افزاری نرم افزارهایی که مشکلات سال 2000 را بیان کردند.

B2Bi وSCM روانسازی فرآیندها در سازمانهای تجاری ویکپارچگی نرم افزارهای اینترنتی و دیگرپیشرفتهای فنآوری که همراه با توسعه EAIبه وجود امدند.

تعریف EAI :
ترکیب فرآیندها ونرم افزارها واستانداردها و سخت افزارها ی لازم برای یکپارچگی بدون سیم
دو یا چند سیستم در سازمان را به نحوی که شبیه یک سیستم قابل اجرا باشندراEAIگویند

نرم فزارEAIسیستم های مختلف را از طریق هاب messaging routing مرکزی به یکدیگر مرتبط میکندوشبیه به ابزارهایی از قبیل MQSERIES متعلق به IBM عمل می کند. البته ابزار EAI فراتر از ارتباط بین سیستمها داده ها را تفسیر میکند و به طور اتوماتیک و بر حسب فرایندها اطلاعات را منتقل میکند.

هر سازمان معمولاً از چند بخش و واحد مستقل تشکیل میشود.هرکدام از این بخشها دارای
تعدادی فرایند مطابق با مسئولیتهای تعریف شده برای انهاست .این فرایندهامعمولا جدا از یکدیگر و تنها با ارتباط اندک به صورت اتومات بین آنها فعال میشود.

این وضعیت موجب تماس بسیاری از زیر بخشها ی هر سازمان با مشتریهاوتامین کننده ها میشود که موجب شناخت داخلی و بیرونی متفاوتی از هر مشتری میگردد.این وضعیت ضمنا شناخت سازمان از سوی مشتریها و تامین کننده ها را هم متفاوت خواهد نمود.نه تنها این شناختها متفاوت ند ,بلکه متضاد هم هستند.

این پیچیدگی ارتباطات و مبادلات و شناختها ,با تنوع ارتباطات شخصی و کانالهای غیر
رسمی داخلی و بیرونی سازمان بیشتر پیچیده میگردد.

این تنوع وپیچیدگی روی تعاملات تامین کننده و مشتری با سازمان از یک سو و افزیش
نگاهها و شناخت های غیر یکسان و غیر واقعی تر از سازمان از سوی دیگر اثر میگذارد.
تلاش بری رفع این گرفتاریها از قبل شروع شد و طراحی مجدد فرایندها ( (BRP یکی از
این راه حلهاست .

طراحی مجدد فرایندها برای بسیاری از سازمانها نتیجه بخش بود و شیوه انجام فرایندهای داخلی سازمانها را به نحو چشمگیری بهبود بخشید.
راه حل مدیریت یکپارچه منابع سازمان معروف به ERP از طریق هماهنگی و یکپارچگی
بین بخشها ی مختلف سازمان نیز موجب هزینه کمتر و سرعت بیشتر در مدیریت گردید.
هدف فشاربیشتر برای استفاده مجدد و انتشار داده ها و فرایندها از هر بخش از سازمان
است .

در هر دوی این تلاشها (BRP,ERP) زمان اجرای پروژه ها موضوع مهم وتعیین کننده ای
است که بایستی در اجرا و نتیجه بخش بودن انها برای سازمان دقت کافی ارائه شود .

در برخی موارد این فناوریها خود موجب اضافه شدن سیتم های جدیددرون سازمانها گردیده
و میتوانند به موانع یکپارچه سازی در فرایندها و زیر ساختهای سازمان اضافه کنند.

بسیاری از شرکتها برای یکی کردن کانالهای ارتباط مشتری با شرکت و بالعکس از راه حل
مدیریت ارتباط مشتری( CRM) استفاده میکنند .

استرتژی مدیریت ارتباط مشتری موجب بهبود قابل توجه شناخت و نگاه مشتری به سازمان
و بالعکس میگردد.

سیستم های مدیریت حلقه تامین (SCM)موجب کاهش زمانهای تاخیر در ارتباطات و تعاملات
بین سازمانها ی مختلف با یکدیگر و خدمات بیشتر به مشتری میشود.

راه حل یکپارچه سازی جامع

چنانچه یک سیستم کاملا یکپارچه اجرا شود مزایای زیر را برای سازمان در پی خواهد
داشت:


1. مشتریها میتوانند به طور غیر مستقیم و از طریق تامین کننده ها سفارش بدهند
2. مشتریها میتوانند سیستم اجرای سفارشات را مورد پرسش قرار داده و زمان تحویل
کالا را جویا شوندو حتی بدون دخالت و واسطه انسانی ادرس تحویل کالا را به طور
دلخواه تغییر دهند.

3. مدلهای جدید تجاری به سرعت قابل پیاده شدن هستند .
4. دوباره کاریها و کارهای دستی کاهش می یابد .
5. افزایش کارایی و پیاده سازی jit
6. افزایش کارایی مدیریت حلقه های تامین ((SCM
7. توزیع وتقویت خدمات مشتری.

برای یکپارچه سازی تمام زیر ساختها از یکی از روشهای زیر استفاده میگردد.

• یک نرم افزار واسطه از نوع EAI
• یک سیستم جامع و فراگیر ERP
• یک سیتم مدیریت جریان کارها(Workflow Management)



نتیجه:

• مدیریت ارتباطات (فعالیتهای داخلی سازمان , ارتباط مشتری در تمام سازمان
و ارتباط تامین کننده ها )در هر اندازه و هر نوع بسیار مهم است.



• هر گونه کانال ارتباط با مشتری و ارائه خدمات به وی کاملا تحت پوشش مدیریت ویژه قرار میگیرد و ارزش افزوده مشتری و امکان پیش بینی ان و راه های توسعه ان نیز در این استراتژی تعریف میگردد.



• استفاده یکپارچه از تمام سیستم های CRM,ERP,SCM باضافه دیگر زیر ساختهای فنآوری اطلاعات از قبیل اینترنت و اینترانت و نگرش EAIدر قالب معماری و نرم افزارهای واسطه به عنوان یکی از ضروریات مهم در سازمانهای امروزی است.


• توجه به مدلها ونگرش یکچارچه سازی سیستم ها و فرایندها در هر سازمانی
بایستی قبل از اجرای سایر استرتژی های فن اوری اطلاعات مد نظر قرار گیرد







کلمات کلیدی:

1-ERP
2-SCM

CRM-3
4-EAI
Workflow Management-5
6 – BRP
7- messaging routing
8- MQSERIES